Você definitivamente não está sozinho: o número de empresas com dificuldades na organização de processos é enorme. Segundo o BPTrends Report de 2016, apenas 4% das empresas documentam todos os processos internos, sendo que só 1% conta com melhores práticas devidamente implementadas.
De toda forma, sabendo que a organização de processos é uma atividade fundamental para que os negócios fluam sem barreiras, resolvemos separar aqui alguns bons motivos para que você comece a investir nisso agora mesmo. Confira!
O que é um processo?
Antes de mais nada, vamos resgatar um conceito básico: o que é processo? Simplificando, podemos dizer que processos são conjuntos de atividades relacionadas que produzem um resultado final. Esse resultado pode vir, por exemplo, em forma de serviço, produto ou documento, entre muitas outras possibilidades.
Para começar a organizar os processos de uma empresa, o primeiro passo consiste em mapear as atividades de cada setor, identificando pontos de interseção e de influência das atividades. Esse exercício resulta em um mapa de macroprocessos, que evidencia toda a operação da organização. Depois, é possível detalhar esses macroprocessos, inserindo os microprocessos — sequências de atividades de cada setor.
E por que organizar?
Eliminar gargalos processuais
Quando organizamos os processos da empresa e criamos a partir deles um mapa visual, fica muito mais fácil identificar pontos de falha, aqueles empecilhos que emperram o andamento das atividades e impactam na velocidade com que o resultado é obtido.
Se você tem um time de vendas que opera totalmente no manual, respondendo a cada interação com leads e clientes por e-mail, por exemplo, a comunicação se torna lenta e o registro das interações acaba se perdendo com o tempo. Nesse contexto, ao precisar resgatar o histórico de contatos, perderá um tempo enorme para reunir as informações desejadas.
Por outro lado, se você tem processos organizados e usa um sistema de gestão de relacionamento com clientes, tudo fica mais fácil. Nesse caso, é possível, por exemplo, montar um fluxo de nutrição de leads, automatizando a comunicação. Dessa forma, cada contato fica registrado e pode ser recuperado a qualquer momento, com o máximo de agilidade e eficiência.
Aumentar a produtividade
Uma empresa competitiva está sempre em busca de alcançar o equilíbrio entre recursos e produtividade. Afinal, se os processos estão organizados e fluem rapidamente entre setores, as pessoas deixam de perder tempo com retrabalhos ou atividades que não agregam valor ao cliente final. Como consequência, você conquista uma equipe mais produtiva e focada em resultados, que não está ali simplesmente executando processos lentos e morosos.
Reduzir custos
O investimento em tecnologia é a melhor forma de promover a organização de processos e ganhar agilidade no fluxo de informações da empresa. E por mais que esse custo inicial nem sempre seja bem visto pelos empreendedores, o ganho obtido no médio e longo prazo certamente justifica o investimento.
Ao automatizar processos, você pode manter equipes mais enxutas e focadas em atividades estratégicas em vez de operacionais. Também consegue reduzir o espaço físico utilizado, já que pode armazenar documentos de forma digital e ter mais facilidade em sua recuperação. Com o aumento da produtividade, sua equipe conclui mais tarefas em menos tempo, gerando resultados melhores e mais frequentes. No fim das contas, o negócio ganha com o aumento do número de clientes sem precisar investir em infraestrutura.
Decidir com base
A organização de processos contribui diretamente para que você tome decisões mais conscientes, com uma base sólida. Se todos os dados estão organizados, classificados e disponíveis em tempo real, basta analisar aquilo que é necessário por meio de relatórios gerenciais para então decidir sobre o futuro da organização. A lógica é simples: quando eliminamos as incertezas, reduzimos os riscos e maximizamos as oportunidades.
Agora pare por um minuto e pense se conhece alguém que também está precisando de dicas sobre organização de processos. Pensou? Então compartilhe este post nas redes sociais para dar uma mãozinha!
