Você não quer gastar muito tempo ou recursos humanos para garantir a entrega das suas obrigações contábeis. A não ser que a contabilidade seja a atividade-fim de sua empresa, não é mesmo? Normalmente, o objetivo é o contrário disso: você quer otimizar essas atividades e focar o máximo de energia no seu negócio propriamente dito.
Sabemos disso. E, exatamente por isso, preparamos um artigo para mostrar como otimizar essas entregas com a ajuda da tecnologia. Ficou curioso para saber mais? Então, continue a leitura!
Quais são as principais obrigações contábeis de uma empresa?
Para garantir efetividade na entrega das obrigações contábeis, você precisa primeiro saber quais são elas. A quantidade pode variar entre empresas — conforme o porte, o regime tributário e a natureza das atividades — mas certas obrigações são inerentes a qualquer negócio. Confira algumas das principais!
Balanço Patrimonial
O balanço patrimonial é um demonstrativo financeiro anual completo dos bens adquiridos e das despesas pagas pela empresa. Ele mostra a situação financeira e patrimonial da organização.
Apenas os Microempreendedores Individuais (MEI) estão dispensados de apresentá-lo. Portanto, se você tem qualquer outro tipo de empresa, é fundamental ficar atento a essa obrigação contábil.
Livros e SPED Contábil
O Livro Diário também está entre as obrigações contábeis das empresas, juntamente ao Livro Razão. Enquanto o primeiro tem a finalidade de registrar as operações do dia a dia, o segundo apresenta a movimentação analítica das contas escrituradas no diário.
Atualmente, está muito mais fácil enviar esses dados — assim como os balancetes, balanços e fichas de lançamento. Tudo pode ser transmitido por meio do SPED Contábil. O Sistema Público de Escrituração Digital é obrigatório para as organizações que tributam pelo Lucro Real.
E as obrigações fiscais e tributárias?
Além das obrigações contábeis, também é preciso ficar atento às fiscais e tributárias, que são aquelas relacionadas aos tributos devidos pelas empresas. Veja, a seguir, algumas das mais importantes.
IRPJ
É o Imposto de Renda para Pessoa Jurídica. Incide diretamente sobre a arrecadação e é recolhido pela Receita Federal. As alíquotas dependem do tipo de tributação (como lucro real, lucro presumido e lucro arbitrado).
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte é obrigatório quando a Pessoa Jurídica ou equiparada faz pagamentos a beneficiários (por exemplo, o salário de um empregado). Nesses casos, o imposto deve ser retido de acordo com as normas do Regulamento do Imposto de Renda.
DIRF
Trata-se da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. Independentemente do tipo de tributação perante o IRPJ, essa obrigação acessória serve para que as fontes pagadoras — ou seja, as empresas — informem as retenções de impostos à Receita Federal. A DIRF também tem a função de identificar o beneficiário.
DCTF
Empresas que recolhem impostos pelo Lucro Real ou Lucro Presumido também devem realizar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
A finalidade dessa obrigação é permitir que a Receita tenha acesso a todos os dados que dizem respeito aos valores devidos de tributos e contribuições federais.
ECF
Como mencionado, o SPED é o sistema digital que simplifica o arquivamento, o envio e a validação das obrigações tributárias.
Já a ECF — Escrituração Contábil Fiscal — é um dos braços do SPED. Ela existe desde o ano-calendário 2014 e faz a ligação entre os dados contábeis e as informações fiscais relacionadas à apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e ao IRPJ.
SPED Fiscal ICMS/IPI
As indústrias contribuem ainda com o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Ele é comparável ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), devido por todas as empresas que lidam com a comercialização de itens.
Esses impostos envolvem uma série de obrigações acessórias. Para simplificar todo esse processo, entra novamente o SPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital (EFD).
DASN
É a Declaração de Arrecadação do Simples Nacional, uma obrigação de todas as empresas que se enquadram nesse regime. Mesmo sem nenhum faturamento no ano, é necessário apresentar a DASN com o resultado de todas as operações realizadas.
Declaração de inativa
Até mesmo as empresas inativas têm obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias. Aquelas que tributam pelo Lucro Presumido, por exemplo, devem entregar a Declaração de Inativa.
Como otimizar as entregas das obrigações contábeis por meio do uso de tecnologia?
Ao contar com um software que auxilie tanto na organização quanto no controle financeiro do negócio, a empresa acaba desfrutando de vários benefícios, como a redução de custos e o aumento da produtividade da equipe contábil. A seguir, observe as principais recomendações para a otimização das entregas.
Busque um software especializado e atualizado
As mudanças na legislação acontecem o tempo todo. Por isso, contar com um software que seja constantemente atualizado faz toda a diferença. Quando sua empresa usa uma plataforma especializada, evita erros que poderiam custar muito tempo e dinheiro.
Ao usar uma solução tecnológica, você consegue rever o fluxo de trabalho do setor contábil. Assim, o departamento como um todo se torna mais produtivo, com benefícios que incluem:
- a centralização dos processos na nuvem;
- a redução do custo operacional;
- a minimização de risco de atraso nas entregas;
- a abertura de um canal de comunicação transparente entre a equipe.
Mantenha os documentos organizados
É provável que sua empresa já dê muita atenção a esse ponto. No entanto, de tempos em tempos, é válido revisar a gestão de documentos, até porque a tecnologia facilita muita coisa.
Hoje, menos papel é necessário. Com um sistema de gestão contábil, você armazena arquivos na nuvem, contando com muito mais segurança, praticidade e organização. É possível, por exemplo, acessar um arquivo de qualquer lugar em que você esteja, por meio de dispositivos móveis.
Para que as entregas das obrigações contábeis fiquem ainda mais otimizadas, procure estabelecer categorias de despesas. Você pode ter, por exemplo, uma área exclusiva para contas a pagar, evitando os juros que vêm com os atrasos.
Compartilhe a responsabilidade
Na contabilidade, é comum que poucas pessoas centralizem muitas tarefas. Isso ocorre em várias empresas. Porém, pode se tornar um problema no longo prazo — por exemplo, quando alguém fica doente ou sai de férias.
Com um sistema tecnológico de gestão contábil, você também capacita os colaboradores, mas existe a opção de deixar as informações disponíveis para mais pessoas. Aos poucos, isso vai ganhando escala e otimizando outros processos internos, indo além das entregas das obrigações.
Algumas sugestões para compartilhar responsabilidades são:
- dividir tarefas;
- implementar rodízios;
- criar um fluxograma das atividades da rotina contábil.
Além disso, é claro, também é fundamental investir no preparo e treinamento de seus colaboradores.
Esse processo fica bem mais fácil com o uso de uma solução tecnológica, pois os membros da equipe podem aprender rapidamente a utilizar o programa. Outro ponto interessante é que um software de gestão ajuda a garantir o cumprimento de cada tarefa ou etapa de um processo — com isso, fica mais simples implementar e manter a rotina contábil.
Se você também quer otimizar as entregas das obrigações contábeis, nós podemos ajudar. Entre em contato conosco e conheça as soluções empresariais e contábeis da Alterdata.
