Vamos ser sinceros: o sistema tributário brasileiro não facilita em nada a vida do empresário. Como se não bastasse a própria carga de impostos, a legislação que determina como e quando a retenção de impostos federais deve ser feita é complexa e confusa, além de estar à mercê de mudanças repentinas.
Tudo isso exige inteligência fiscal para que a empresa não saia no prejuízo com o pagamento dos impostos devidos.
Pensando nesse cenário é que resolvemos produzir este post, focado na mudança da legislação de retenção de impostos e na importância de dar a devida atenção à declaração desses tributos para que sua empresa não pague a mais. Ficou interessado? Então continue lendo!
Entenda a retenção de impostos federais
Em primeiro lugar, vale ressaltar que não são todas as empresas que precisam fazer a retenção de impostos federais na nota fiscal. Isso vai depender da atividade e do regime tributário do negócio. Estão isentos da retenção:
- Microempreendedores Individuais (MEI);
- Microempresas (ME);
- empresas de pequeno porte inscritas no Simples Nacional.
Essas empresas não precisam fazer a retenção em nota fiscal, uma vez que os tributos são recolhidos por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Isso geralmente acontece após o fechamento do mês. Entretanto, o pagamento do ISS de forma antecipada pode ser necessário mesmo para empresas do Simples.
A obrigatoriedade de fazer a retenção de impostos federais tanto para a venda de produtos quanto para a prestação de serviços na nota fiscal é para empresas enquadradas no:
- Lucro Real;
- Lucro Presumido.
Mesmo assim, não é toda operação de prestação de serviço que retém impostos. Conforme diz a norma, a retenção de PIS, IRPJ, CSLL e COFINS só acontece quando a nota fiscal tiver um valor acima de 215,05 reais. Veremos mais adiante como o cálculo de cada um desses tributos é feito, já que apresentam alíquotas diferenciadas.
E ainda vale darmos mais um aviso importante: toda retenção de impostos federais deve ser repassada ao governo. Não basta fazer o registro local e deixar de seguir os trâmites legais. A empresa que não acata essa norma pode ser enquadrada no crime de apropriação indébita, segundo o artigo 168-A do Código Penal.
Conheça os tributos
Agora que você já entendeu o que é retenção de impostos federais, convém conhecer exatamente do que eles tratam e qual a destinação desses valores. Além do PIS, da COFINS e da CSLL, também existe uma parcela descontada para o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e o INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Essas contribuições são retidas na fonte.
Nos casos do PIS, da COFINS e da CSLL, a Pessoa Jurídica que contrata qualquer outra Pessoa Jurídica para realizar serviços deve fazer o recolhimento do tributo já no pagamento. Dito isso, vamos a cada uma das contribuições?
PIS
O Programa de Integração Social é uma contribuição destinada à garantia de direitos dos trabalhadores. O PIS financia seguro-desemprego, abono salarial e participação de receita das organizações, além do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). A alíquota do PIS é de 0,65%.
COFINS
Por sua vez, a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social é uma das fontes de receita para a previdência e assistência social, além de contribuir para os fundos destinados à saúde. A alíquota aqui é de 3%.
CSLL
A Contribuição Social sobre Lucro Líquido é mais uma contribuição tributária destinada à seguridade social. Lembrando que a CSLL deve ser auferida de forma semelhante ao Imposto de Renda de Pessoa Jurídica — de acordo com o Lucro Real ou o Lucro Presumido. Retém-se uma alíquota de 1%.
IRPJ
O Imposto de Renda para Pessoas Jurídicas é um tributo cobrado de empresas individuais e não formais. Empresas sem fins lucrativos e entidades filantrópicas estão isentas dessa obrigatoriedade. Ele deve ser pago trimestralmente, geralmente nos fins de março, junho e dezembro. Se a empresa se enquadrar no regime de Lucro Real, é possível fazer o pagamento mensalmente.
O IRPJ é calculado conforme o regime de tributação em que o negócio se enquadra. Em resumo, são 3 possibilidades:
- Simples: o imposto já vem na própria guia do DAI, tudo de forma mais simplificada;
- Lucro Presumido: o cálculo parte de uma alíquota sobre o lucro (geralmente 15%), daí se pega o faturamento trimestral, aplicando o percentual conforme a tabela disponibilizada pelo governo;
- Lucro Real: a alíquota de 15% incide sobre o lucro trimestral.
Em relação à retenção no ato da transação, a alíquota aplicada é de 4,8%, sendo que 1,5% é de responsabilidade do tomador e 3,3% ficam para o prestador do serviço.
IRRF
Além desses impostos, há também a retenção feita sobre o pagamento de trabalhadores assalariados com carteira assinada, o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). O desconto na folha de pagamento do funcionário é feito mensalmente e segue uma tabela de alíquota divulgada pela Receita Federal, ficando entre 7,5% e 27,5%. Não se trata aqui de uma relação de prestação de serviços ou vendas.
Domine as mudanças
A retenção do PIS, da COFINS e da CSLL é regulada pela lei 10.833, de 2003, que determina que, toda vez que há um pagamento de uma empresa para outra referente a diferentes prestações de serviços, os impostos devem ser recolhidos de acordo com os seguintes percentuais:
- 1% para a CSLL;
- 3% para a COFINS;
- 0,65% para o PIS.
Assim, a alíquota total de recolhimento é de 4,65% sobre o valor da transação. Antes da última alteração da legislação, que entrou em vigor em 2016, os pagamentos com valor igual ou inferior a 5 mil reais eram dispensados desse recolhimento.
No entanto, era preciso somar todos os valores pagos durante um mês para garantir que esse teto não fosse ultrapassado. Além disso, se um pagamento já tivesse sido tributado e o posterior se mostrasse abaixo do teto, era preciso fazer a compensação do valor anteriormente recolhido.
Na legislação atual, as empresas ficam dispensadas de recolher essas contribuições tributárias caso o valor da retenção seja igual ou inferior a 10 reais. A única exceção é na declaração realizada por meio do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), feita via Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI).
Dito isso, vale fixar o seguinte: toda nota fiscal com valor maior que 215,05 reais deve conter a retenção de impostos federais. Isso porque, se multiplicamos 215,06 reais pela alíquota total de 4,65%, temos 10 reais como resultado.
Vamos então a uma simulação. Digamos que a empresa A realizou uma prestação de serviços para a empresa B, totalizando um valor de 15 mil reais. Nesse caso, veja como os cálculos ficariam!
CSLL
A alíquota de 2,8% fica dividida em:
- 1% para o tomador de serviços (empresa B): 150 reais já na retenção;
- 1,8% para o prestador dos serviços: 270 reais pagos na data de vencimento do CSLL.
COFINS
A alíquota de 3% fica retida na fonte sob responsabilidade integral do tomador de serviços (empresa B), correspondendo a 450 reais.
PIS
A alíquota de 0,65%, se retida na fonte, gera ônus total para o tomador (empresa B). Assim, será retido um valor total de 97,50 reais.
Além do valor total a ser pago, a nova legislação também traz uma alteração importante em relação aos prazos de recolhimento. Anteriormente, esse processo devia ser feito até o último dia útil da quinzena seguinte à do pagamento realizado à Pessoa Jurídica. Agora, o recolhimento precisa ser feito até o último dia útil do segundo decêndio (prazo de 10 dias) do mês seguinte àquele do pagamento à empresa prestadora de serviços.
Entenda os serviços
A legislação referente à retenção de contribuições define uma série de serviços que devem sofrer retenção quando prestados entre Pessoas Jurídicas. Podemos citar:
- serviços de limpeza e conservação, como higienização, dedetização e manutenção de edifícios, dependências ou áreas comuns;
- instalação e conservação de máquinas e veículos, sendo que a manutenção simples não deve ser tributada — entram aqui desde equipamentos agrícolas, como tratores, passando por carros, embarcações e navios;
- serviços de vigilância e segurança, como o pagamento de terceirizadas que contam com vigias, porteiros e mesmo com a escolta de veículos com carga humana, animal ou material;
- serviços de profissionais liberais terceirizados, como administradores, advogados, arquitetos, auditores, terapeutas ocupacionais e técnicos contábeis, entre outros.
Deu para entender que não são apenas as grandes empresas que precisam contar com esses tipos de serviço, certo? Mesmo que você não seja um empreendedor, portanto, deve ficar atento às regras de retenção de impostos federais, já que elas afetam sim sua vida — caso você more em um condomínio, por exemplo.
Vale lembrar que condomínios são Pessoas Jurídicas que normalmente contratam muitas empresas terceirizadas, especialmente de segurança, limpeza e conservação. Existem outras entidades jurídicas que também precisam cuidar da retenção de impostos, como cooperativas, fundações privadas e associações, como sindicatos, federações e confederações.
Desvende o Simples
O Simples Nacional é uma modalidade tributária destinada a pequenas e médias empresas. Como o próprio nome já sugere, a proposta é simplificar o recolhimento de impostos desse tipo de Pessoa Jurídica, até mesmo diminuindo a carga tributária com que esses negócios devem lidar.
Há até pouco tempo, para serem incluídas no Simples, as empresas podiam ter um faturamento anual de até 3,6 milhões de reais. Contudo, a lei complementar 155, de 2016, alterou esse valor. Agora, o teto de faturamento é de 4,8 milhões de reais anuais.
Entre as principais vantagens do Simples está a desobrigação de retenção das contribuições tributárias. No entanto, é preciso que as empresas forneçam uma declaração assinada por seus representantes legais a cada contrato.
Esse documento deve ser emitido em 2 vias, sendo a primeira arquivada pelo contratante e a segunda, pelo próprio prestador de serviço. Tal declaração também pode servir como recibo de entrega.
Além disso, as alíquotas de impostos para os Simples são estabelecidas de acordo com faixas de faturamento. Basta entender o seguinte: quanto maior é o faturamento bruto, mais altas são as taxas. Existem 6 faixas tributárias para o Simples. Que tal procurar saber em qual delas sua empresa se encaixa?
Entenda o eSocial
Outra mudança recente que vem levantando uma série de dúvidas envolve o famoso eSocial. Desde o início de 2018, as empresas com faturamento bruto anual de até 78 milhões de reais passaram a ser obrigadas a usar a ferramenta. Desde julho desse ano, a obrigação se estendeu para as demais empresas.
Ao contrário do que muita gente pensa, ainda que possa ser burocrático e moroso, o processo é relativamente simples. As empresas devem cadastrar seus funcionários no portal e disponibilizar dados relativos à retenção de impostos federais, além de informar sobre condições de segurança e saúde dos empregados. No campo fiscal, é preciso discriminar as contribuições previdenciárias feitas pelo negócio e onde houve retenção na fonte.
A ideia aqui é digitalizar esse tipo de obrigação acessória, o que, ao menos em tese, vai diminuir a burocracia para as empresas e aumentar a capacidade dos órgãos da Receita e da previdência de verificar a correção das declarações tanto em qualidade quanto em velocidade.
Vale lembrar que esse processo de modernização também afeta outras obrigações acessórias. A implementação da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais também segue o calendário do eSocial. Mas a EFD-Reinf é referente apenas a empresas que optam por reter contribuições sociais de acordo com sua renda bruta ou aquelas que fazem a retenção de PIS, CSLL, COFINS e IR na fonte.
Assim, as empresas passarão a usar a EFD-Reinf para substituir uma série de outras obrigações acessórias, como a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).
Diminua os riscos
Quando o assunto envolve impostos e tributos, não tem jeito: sua empresa precisa contar com um setor contábil dedicado, processos seguros e o auxílio de tecnologias para calcular e pagar suas obrigações com o Fisco. Cada um desses processos é importante para garantir que não aconteçam erros capazes de trazer problemas maiores, como multas e penalidades impostas pela Receita.
Mas sua importância vai além, voltando-se para a garantia de alguns direitos do negócio. É possível, por exemplo, que sua empresa tenha um saldo positivo no pagamento de PIS, COFINS e CSLL. Nesse caso, tal valor pode ser usado como desconto em pagamentos de outros tributos federais.
Contar com ferramentas automatizadas para lidar com o pagamento, a emissão de notas fiscais e a retenção de impostos federais no momento da contratação de serviços terceirizados também é um investimento que dá retorno. Afinal, a automação dos serviços gera agilidade, afasta o risco de erro humano e facilita a gestão tributária da empresa.
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