Mesmo para contadores especialistas, lidar com a enorme burocracia fiscal brasileira pode ser um desafio e tanto. Afinal, são quase 100 obrigações acessórias, mais de 60 tributos e, para completar, ainda é preciso lidar com uma enormidade de termos técnicos e siglas capazes de confundir qualquer um!
No post de hoje, vamos falar de uma dessas siglas que pode fazer toda a diferença no seu negócio: a MFD, de Memória de Fita Detalhe. A seguir, explicaremos por que ela é essencial para a armazenagem e o envio de informações fiscais e qual a sua relação com a gestão do seu negócio. Confira!
O que é Memória de Fita Detalhe?
A MFD é um recurso presente em alguns tipos de impressoras fiscais, também conhecidas como Emissores de Cupom Fiscal (ECF). Para entendermos o funcionamento da MFD, vale lembrar o que são e como funcionam as ECFs.
O Emissor de Cupom Fiscal é um hardware (equipamento físico) utilizado para emitir todos os documentos fiscais relativos às vendas de um negócio, sejam elas de serviços ou de produtos. Para funcionar, ele precisa estar ligado a um software chamado Programa Aplicativo Fiscal (PAC), que armazena e pode transmitir dados, ou a um software de gestão, como mostraremos adiante.
É justamente no armazenamento e envio de informações que entra a Memória de Fita Detalhe, que copia e salva toda a transação. Com esses dados, é possível reproduzir cada detalhe de uma emissão fiscal.
As impressoras fiscais também possuem a Memória Fiscal (MF), que guarda informações importantes, como a identificação do equipamento e os dados dos usuários, além do controle de intervenções técnicas (como manutenções), além do número e do valor das transações acumuladas no equipamento.
Quais as vantagens da Memória de Fita Detalhe?
As impressoras fiscais e, por consequência, as MFDs são ferramentas importantes para controle do Fisco. É por meio dos relatórios emitidos por esses equipamentos que a Receita e as Secretarias de Fazenda conseguem averiguar se o cálculo e o pagamento de impostos está sendo feito corretamente.
Para entender os benefícios do uso da MFD, no entanto, vale fazermos uma comparação com impressoras tradicionais, também chamadas de matriarcais, que não tinham esse recurso. Nesse caso, os lojistas precisavam imprimir uma nota para o cliente e uma segunda para ser armazenada por pelo menos 5 anos. Assim fica fácil entender algumas das maiores vantagens das impressoras com MFD. Veja por si mesmo!
Economia
Como dissemos, as impressoras matriarcais exigiam a impressão de todo documento fiscal em 2 vias. Já as impressoras fiscais com MFD, no entanto, só precisam colocar no papel a via do cliente, o que significa uma enorme economia com bobinas, tinta e energia elétrica.
Em geral, as impressoras com MFD funcionam com impressão térmica e são mais rápidas que suas antecessoras. Além disso, elas têm uma mecânica mais simples, o que resulta em menos riscos de quebra e em uma menor necessidade de manutenção constante.
Por fim, vale lembrar que a própria fita magnética armazena as informações importantes. Isso quer dizer que a empresa não precisa se preocupar com espaço adequado para o armazenamento de cupons e notas fiscais dos últimos 5 anos.
Segurança
Cada cupom ou nota fiscal leva consigo informações extremamente sensíveis tanto do lojista quanto de seus clientes. É possível verificar a data e os valores de transações, bem como visualizar dados como CNPJ e CPF, que, como sabemos, podem ser usados para fins nada nobres.
Por isso, as MFDs funcionam também como uma espécie de dispositivo de segurança, uma vez que as informações contidas ali são lacradas, só podendo ser acessadas por usuários que recebam autorização para tal. A ideia é evitar que as informações sejam corrompidas ou fraudadas.
As próprias impressoras fiscais também passam por um processo rígido de aprovação, com cada fornecedor precisando obter uma autorização tanto para instalá-las quanto para realizar sua manutenção.
Praticidade
O MFD permite que os lojistas lidem com arquivos completamente digitais, o que facilita a forma de emissão de relatórios para as Secretarias de Fazenda. Não é preciso, assim, ficar digitando cupom por cupom em algum sistema, pois esse processo já é realizado pelo software.
Quando lembramos que algumas obrigações acessórias precisam ser feitas todos os meses e que pequenos erros humanos até de digitação podem gerar enormes dores de cabeça, como multas e retrabalho, optar por um sistema automatizado parece ser uma ideia ainda mais inteligente, não concorda?
Quem precisa enviar a MFD?
A obrigatoriedade do uso de impressoras fiscais, sejam elas com ou sem Memória de Fita Detalhe, varia de estado para estado. Afinal, grande parte do processo é referente ao pagamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), um tributo estadual.
Mesmo assim, a maioria das unidades da federação determinam a obrigatoriedade de acordo com o faturamento anual. Em São Paulo, por exemplo, empresas com faturamento superior a 120 mil reais por ano precisam contar com o equipamento.
Alguns estados ainda podem solicitar equipamentos diferentes. No ES, SC, MA e MS, os lojistas precisam usar um ECF blindado. Como esse tipo de equipamento não pode receber manutenção, precisa ser trocado sempre que um problema é detectado.
Qual a melhor maneira de emitir e enviar a MFD?
No primeiro tópico, falamos que uma impressora fiscal pode trabalhar em conjunto com um software de gestão ou uma solução fiscal. Isso quer dizer que a empresa pode usar uma solução de TI para integrar os ECF às ferramentas de controle internas, melhorando a fluidez da gestão corporativa.
Optar por esse tipo de solução automatizada pode ser necessário para atender às exigências legais do Fisco sobre as empresas, com a necessidade de processamento e envio de um enorme volume de dados. Com um software de escrita fiscal, a empresa consegue importar automaticamente não só a Memória de Fita Detalhe de cada impressora, como Notas Fiscais Eletrônicas e informações do Documento Auxiliar de Notas Fiscais Eletrônicas (DANFE).
Além de centralizar dados fiscais, o programa preenche automaticamente relatórios importantes, com a guia do DAS da Receita Federal. Para evitar erros, o software tem um pré-validador de dados, que alerta sobre inconsistências nas informações, como conflitos entre códigos ou notas sem produtos.
Viu como o MFD não é nenhum bicho de sete cabeças e seu uso fica ainda mais simples com apoio de soluções tecnológicas? Saiba mais sobre como lidar com obrigações fiscais auxiliado pela tecnologia lendo nosso post sobre mudanças no Fisco e a automação de processos!