Você já ouviu falar em metodologias ágeis? Em termos bastante simples, elas podem ser conceituadas como uma das ferramentas que caracterizam o processo de gestão da inovação.
Basicamente, elas compõem um conjunto de ações — ou de técnicas — que, quando implementadas no gerenciamento empresarial, proporcionam inúmeros benefícios. Entre eles, podemos citar entregas e/ou prestações realizadas com uma economia maior de tempo, de esforços e, inclusive, de recursos financeiros, porém, sem deixar a qualidade em segundo plano.
As metodologias ágeis representam uma maneira de fazer o gerenciamento de projetos de um modo bem mais eficiente. No entanto, como se dá a sua aplicação no setor contábil? É justamente sobre isso que falaremos neste post. Continue a leitura e entenda!
Quais são as vantagens das metodologias ágeis nos escritórios de contabilidade?
Quando se trata da gestão de escritório contábil, esse conjunto de técnicas também pode se fazer presente e bastante útil.
Comumente, os seus maiores benefícios estão relacionados a entregas de forma contínua, com ciclos mais curtos de projetos e com uma alta qualidade, e a um maior número de “trocas” entre os profissionais e os clientes ao longo de todo o processo de prestação de um serviço.
Isso garante, por exemplo, uma maior personalização naquilo que é ofertado e, consequentemente, uma maior satisfação por parte do contratante. Considerando isso, veja as principais maneiras de tirar proveito das metodologias ágeis dentro do segmento contábil.
Kanban
Uma das metodologias ágeis mais aplicadas pelas corporações em geral — incluindo, é claro, os escritórios de contabilidade — é o Kanban. Por meio dele, é possível organizar uma espécie de quadro de tarefas para toda a equipe, de modo que os processos em execução possam ser visualizados. A divisão pode se dar da seguinte maneira:
- atividades que ainda precisam ser realizadas;
- atividades que já estão em processo de execução;
- atividades que já foram concluídas.
O maior intuito por trás dessa metodologia é facilitar a percepção dos profissionais quanto ao que é prioridade. Com isso, são evitados atrasos, erros, perdas de prazos etc.
Scrum
Outra maneira de fazer uso de metodologias ágeis e de obter vantagens por meio delas dentro do setor contábil é com a aplicação do método Scrum. Ele funciona a partir do estabelecimento de ciclos que visam a execução de um projeto — os “sprints”, como talvez você já tenha ouvido falar.
Esse método estimula o reconhecimento de habilidades por parte do quadro de pessoal, de modo que as tarefas são delegadas a cada integrante do time de acordo com suas capacitações, competências e afinidades.
O gerenciamento, por sua vez, é feito por um representante do cliente que é “inserido” na equipe. Assim, ele fica responsável por definir o que é prioritário e garantir a entrega de excelentes resultados.
Diante disso, é possível observar que o Scrum também entrega vantagens aos escritórios de contabilidade ao otimizar a divisão das demandas — em especial, no que tange àquelas que devem ser tratadas com maior celeridade e que apresentam um nível mais alto de complexidade.
Por que vale a pena empregá-las?
As metodologias ágeis estão entre os recursos mais empregados pelas empresas dos mais diversos segmentos em prol de uma contínua melhoria dos processos. A razão principal por trás disso é que a sua adoção permite que as demandas de uma organização sejam executadas de uma forma bastante dinâmica, garantindo uma adaptação melhor aos contextos externos e, como consequência, uma elevação na capacidade de inovar.
Essa é uma peculiaridade que acabou por se tornar essencial às empresas — e, naturalmente, para os escritórios do segmento contábil — em tempos de crise, ou quando surge a necessidade de reinventar rotinas de trabalho e ideias, quando elas já não se mantêm tão convenientes como em um momento anterior.
Isso porque, por meio do seu emprego, torna-se viável sobreviver no mercado (mesmo quando o cenário não é dos melhores) ou até sair de um momento delicado que o negócio vinha atravessando.
Quais erros evitar no setor contábil ao implantar metodologias ágeis?
Embora as metodologias ágeis entreguem inúmeros benefícios, inclusive para os escritórios de contabilidade, sua adoção requer alguma adaptação por parte do quadro de pessoal, demandando tempo. Então, por vezes, durante esse período, alguns erros na aplicação dos métodos são cometidos, o que pode causar prejuízos aos resultados — justamente o oposto do objetivo.
Sendo assim, na tentativa de ajudar você a evitar os deslizes mais comuns que, provavelmente, só seriam reconhecidos com a experiência de implementação, elencamos uma pequena seleção a seguir:
- não dar a devida orientação às equipes do escritório e não introduzi-las à nova realidade de adoção das metodologias ágeis;
- não planejar, de forma antecipada, a implementação dos métodos;
- tentar implementar as metodologias ágeis “de um dia para o outro” e esperar que os resultados sejam imediatamente impactados de modo positivo;
- desenvolver diversas entregas de forma paralela, fazendo com que as equipes fiquem sobrecarregadas, especialmente em um período que ainda é de adaptação;
- não adaptar os projetos para que passem a ser executados em observância às metodologias ágeis adotadas.
Em escritórios de contabilidade, determinados atributos são imprescindíveis, como eficiência, agilidade e regularidade. Assim, a adoção de metodologias ágeis acaba por despontar como uma estratégia inteligente e altamente vantajosa em prol do alcance de melhores resultados e, é claro, da satisfação dos clientes.
Isso acontece porque, na prática, esses métodos são voltados à otimização da execução das demandas e não ao resultado em si, embora ele seja impactado de maneira bastante positiva.
As metodologias ágeis, já muito utilizadas por diversos segmentos corporativos no mercado, também são de grande utilidade para o setor contábil. Afinal, garantem a otimização dos processos em diversas camadas, promovendo um melhor alinhamento entre os integrantes do quadro de pessoal. Isso sem falar na maior produtividade e até nas melhorias de interação entre os profissionais e entre sua empresa e os próprios clientes.
Então, gostou das informações? Você já faz uso de alguma das metodologias ágeis citadas aqui em seu escritório? Após a leitura deste conteúdo, cogita a possibilidade de implementar alguma delas? Deixe o seu comentário aqui no post e divida conosco o que acha sobre o assunto!