Para que você possa fazer uma boa gestão de loja e conquistar os melhores resultados no seu negócio, é importante conhecer sobre os fundamentos da administração de empresas. Tratam-se de recursos ou subáreas da administração que são necessários para que se possa ter um maior controle sobre o negócio e, dessa forma, norteá-lo para que seja mais lucrativo.
Vale lembrar que os fundamentos da administração para uma boa gestão de loja devem estar presentes nas suas ferramentas de controle, como por exemplo, no seu sistema de gestão do estabelecimento. Dessa forma, você garante mais resultados positivos para o seu negócio!
5 fundamentos da administração para fazer a gestão de loja com eficiência
Listamos os principais fundamentos da gestão de loja, para que você tenha sucesso ao desenvolvê-los no seu estabelecimento comercial. Siga a leitura e os conheça:
1. Controle de estoque, entradas e saídas de mercadorias
Para os gestores de qualquer loja, controlar bem o estoque é essencial. Deve-se saber a real movimentação das entradas e saídas de mercadorias, para que as compras e reposições sejam feitas de forma estratégica.
Nesse sentido, convém investir em um ERP que seja automatizado. Dessa forma, quando o produto é vendido, o software já abate o estoque da mesma forma que quando é dada a entrada da mercadoria com a nota de compra, o sistema é alimentado, diferente de quem usa planilhas para gerenciar sua empresa, por exemplo.
Isso faz com que todas as operações sejam amarradas no software, facilitando o dia a dia do lojista e a boa gestão de loja. Também é possível visualizar um extrato de toda a movimentação dos produtos em uma única tela, com detalhes importantes como o custo médio e a quantidade movimentada.
Essa funcionalidade é importante para que os dados sirvam como embasamento para a tomada estratégica de decisões. Com os relatórios, se pode conhecer melhor o perfil de compra do consumidor, sabendo exatamente quais produtos são os seus preferidos e garantindo assim que eles estejam sempre disponíveis nas prateleiras e vitrines. O giro de estoque, como você pode perceber, é bastante facilitado com o uso de um ERP.
Para as lojas que trabalham com produtos com prazos de validade, como as farmácias, por exemplo, deve-se adotar uma metodologia chamada PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai). De acordo com esse método, os produtos que entraram antes no estoque devem ser os primeiros a sair. Assim, se evitam as perdas por conta da expiração do prazo de validade ou por mercadorias datadas.
2. Controle do faturamento da empresa
Ter um controle do faturamento da empresa também é necessário para a gestão de loja, sendo esse um fundamento da administração que não pode deixar de ser seguido. Você precisa compreender que não é simples confrontar informações bancárias com a movimentação do seu negócio, principalmente quando você trabalha com mais de um banco.
De tal maneira, é importante visualizar o fluxo de caixa de forma simples ou detalhada. Assim, você conseguirá fazer as conciliações bancárias sem maiores dificuldades.
Entender e controlar a saúde financeira da empresa é fundamental, enxergando se ela está no caminho certo. Deve ser feita a análise de saldos, pagamentos e o recebimento de maneira mais ágil.
Com a análise de gráficos, você consegue ver com detalhes quais são os pontos críticos e lucrativos do negócio. Assim, consegue mais resultados positivos com a loja, além de melhor atender os seus clientes.
A escolha de um software que facilite o controle financeiro deve ser feita estrategicamente. Você precisa de um ERP que apresente as informações de forma clara e segura. Também é recomendado que se tenha filtros inteligentes com o fluxo financeiro e relatórios analíticos com a movimentação por período.
Dessa maneira, se você quiser saber os dados de determinado período e fazer comparações, por exemplo, conseguirá fazê-lo com bastante facilidade. Trabalhar com análise de informações deve ser algo simples e que faça parte das rotinas diárias do seu negócio.
Além disso, é interessante que se tenha um calendário financeiro que mostre, por dia, as contas a pagar e a receber. Isso evita que algum boleto não seja pago por esquecimento, por exemplo, o que gera altas multas e pode prejudicar a saúde financeira da empresa.
3. Automação de tarefas
Vivemos em uma era de automação das atividades. Cada vez mais os recursos computacionais e de inteligência artificial devem ser utilizados pelas lojas.
A automação de tarefas é um dos principais fundamentos da administração para uma boa gestão de lojas na contemporaneidade. Isso porque, com o uso de recursos desse tipo é possível ser mais estratégico e menos operacional nas empresas.
Imagine, por exemplo, que você fosse controlar todas as rotinas de uma loja no papel. Seria necessário anotar em um caderno ou agenda todas as entradas e saídas da loja, além de fazer o controle de estoque e dos pagamentos de forma manual.
Mesmo em uma loja pequena, como um comércio de bairro, é necessário trabalhar com a automação. Ter tudo controlado, literalmente, na ponta do lápis, é fatal nos dias de hoje. Com tanto trabalho burocrático, dificilmente um negócio conseguirá se manter lucrativo ao trabalhar dessa maneira, sem ser estratégico.
4. Legalidade na realização das tarefas
Na gestão de loja, também é interessante trabalhar com a questão da legalidade. Por menor que seja uma venda, por exemplo, você precisa emitir uma nota fiscal para o cliente, evitando problemas e complicações ao fazer a declaração do imposto de renda, por exemplo.
A emissão da NF-e ou da NFC-e deve ser realizada com agilidade. Por isso, é relevante que você tenha uma tecnologia que possibilite a realização desse processo de forma simples e prática.
Para evitar que ocorram erros cadastrais junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ), o sistema utilizado precisa validar os documentos antes mesmo deles serem enviados.
Após autorizar as notas de XML e DANFE, o sistema precisa enviar os documentos automaticamente para o cliente, por e-mail. Por isso, avalie essa questão antes de escolher o seu sistema.
Outro ponto interessante, ao pesquisar por um software para a emissão de notas fiscais, é a compatibilidade com todos os tipos de certificado digital, como A1, A3 e Token.
5. Manutenção do cadastro de clientes
A gestão de loja também precisa pensar em boas estratégias para manter um cadastro de clientes, reunindo informações úteis para quando for necessário entrar em contato com essas pessoas ou fazer promoções, por exemplo.
Além disso, com os dados dos clientes armazenados em um sistema, você poderá praticar o pós-vendas e ações de relações públicas com muita facilidade.
Sobre o cadastro, é interessante que você tenha certos cuidados ao escolher o ERP da sua loja. Certifique-se de que ele faz a conversão dos formulários com informações dos clientes de outros softwares, de modo que você não perca as suas informações.
Agora você já conhece alguns dos principais fundamentos da administração para uma boa gestão de loja. Por isso, convém buscar um ERP que possibilite a colocação de todos eles em prática.
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