Fundo de reserva e prestação de contas: como fazer no condomínio?

Normalmente, a gestão financeira de um condomínio já não é tarefa fácil. E, na prática, a missão pode ficar ainda mais complicada quando é preciso usar o fundo de reserva.

Lembrando que esse recurso é bastante comum, representando uma maneira organizada de fazer investimentos mais dispendiosos, como reformas e revitalizações. O detalhe é que esse tipo de expediente deve seguir uma série de regras, além de significar mais uma responsabilidade para síndicos e administradores especialmente no que se refere à prestação de contas.

Diante de tudo isso, resolvemos mostrar no post de hoje como o fundo de reserva deve funcionar e quais as melhores práticas para que ele seja estabelecido e usado sem causar atritos entre moradores ou colocar as contas do condomínio no vermelho. Confira!

Como deve funcionar o fundo de reserva?

O fundo de reserva é praticamente universal nos condomínios. E não é para menos! Afinal, ele tem uma função importante: garantir que existam recursos disponíveis em caso de eventualidades. Ele também pode ser usado como uma espécie de poupança, quando, por exemplo, o prédio precisa de uma reforma não urgente, mas cara.

O valor é definido por convenção ou em uma assembleia, desde que o assunto seja expressamente colocado na ordem do dia. Nesse caso, a aprovação da taxa e de sua devida porcentagem depende do voto da maioria simples dos presentes na assembleia.

As possibilidades de uso do fundo de reserva também precisam ser esclarecidas junto aos condôminos. Isso é especialmente importante porque, dependendo do tipo de gasto, a cobrança deve recair sobre o proprietário — como explicaremos mais para frente.

Por fim, é preciso atuar para que o fundo de reserva não se transforme em uma cobrança eterna. Ele precisa ter uma razão para existir e um prazo definido para cessar. Afinal, os condôminos já arcam com a taxa convencional do condomínio. O aumento das despesas sem uma boa justificativa pode gerar insatisfação ou até aumentar o índice de inadimplência.

Como desburocratizar o controle e a prestação de contas?

Por si só, a necessidade de um fundo de reserva já pode causar uma tensão entre os condôminos, uma vez que estamos falando em mexer no bolso dos moradores. Mas como ele pode ser necessário para as mais diversas demandas, cabe ao síndico ou ao administrador gerir a taxa de forma transparente e eficiente.

Separe as contas ordinárias das extraordinárias

O primeiro passo para evitar conflitos causados pelo fundo de reserva é fazer uma separação adequada entre o que é gasto ordinário e extraordinário. Basicamente, as despesas ordinárias devem ser pagas com a taxa regular de condomínio e as extraordinárias, com o fundo de reserva.

Entre os gastos ordinários estão o pagamento das contas de luz e água, a folha de pagamento dos funcionários e a contratação de empresas terceirizadas para cuidar da segurança, da limpeza e da zeladoria, por exemplo.

Os gastos extraordinários são aqueles que aumentam o valor dos bens, como a troca do elevador por um modelo mais moderno, uma reforma estrutural ou mesmo a revitalização da fachada do edifício.

Dito isso, o melhor é fazer uma separação de fato dos fundos. Assim, enquanto o comum pode ser colocado em uma conta corrente do condomínio, uma vez que haverá um grande número de transações todos os meses, o fundo de reserva deve ser colocado em uma conta poupança, já que o número de entradas será maior que o de saídas. Nesse caso, enquanto o valor projetado não for alcançado, os recursos ainda rendem.

É importante que as informações da conta poupança sejam de fácil acesso aos moradores e proprietários. Por isso, vale a pena disponibilizar esses dados, por exemplo, no balanço mensal das contas condominiais, enviadas aos moradores ou afixadas em espaços comuns.

Tenha um controle rígido das entradas e saídas

Se existe uma regra de ouro em finanças é: sempre que possível, pague à vista e corra atrás de descontos. Uma boa estratégia para realizar uma reforma, por exemplo, é dar início ao processo só depois do valor necessário estar completamente disponível na poupança. Nesse caso, o controle é simples: basta ficar atento às inadimplências e, claro, fazer uma boa pesquisa por fornecedores e matérias-primas.

Todavia, é preciso lembrar que o fundo de reserva pode ter múltiplos fins, especialmente quando falamos em reformas mais amplas. Seja qual for a situação, é preciso seguir o básico: tenha todos os comprovantes e notas fiscais e mãos, tanto de serviços quanto de materiais. Não se esqueça também de, antes de fechar qualquer contratação, pesquisar por preços em pelo menos 3 fornecedores diferentes e disponibilizar essas informações para condôminos e proprietários.

Existe ainda a possibilidade do síndico dispor do fundo de reserva em casos extremamente urgentes. A porcentagem livre para esse tipo de uso, no entanto, deve ser acordada em assembleia e a prestação de contas desse tipo de ação deve ser rápida.

Envolva os condôminos e proprietários

O combate à inadimplência já é um dos desafios corriqueiros dos síndicos, principalmente porque quando um condômino deixa de arcar com suas obrigações, os custos acabam recaindo para todos. Com a necessidade de formação de um fundo de reserva, esse problema pode se acentuar.

Para evitar dores de cabeça, invista em um processo transparente desde o começo. A decisão por reformas ou benfeitorias que impliquem na criação da taxa para o fundo de reserva deve ser feita em assembleia, sempre com o maior número possível de condôminos presentes. É preciso que os moradores definam quais obras são realmente necessárias e, se for o caso, que juntos elaborem um cronograma de ações hierarquizado por grau de urgência.

Feito isso, basta compartilhar as informações de cada passo, como falamos anteriormente. Comece pelo orçamento de 3 diferentes fornecedores, passe pelo número de entradas e pelo índice de inadimplência durante a vigência da taxa e, por fim, publique o balanço final de uso do fundo de reserva, que deve incluir os rendimentos da poupança e se houve sobra ou falta de recursos após a conclusão das obras.

Use a tecnologia para auxiliar a gestão

A gestão das finanças de um condomínio já é naturalmente bastante complexa. Se o fundo de reserva é estabelecido, entra como um fator a mais, aumentando o desafio. Por isso, monitorar o fluxo de entradas e saídas manualmente ou usando programas não especializados, como planilhas, pode tornar o trabalho impreciso e lento.

A dica aqui é contar com um software de gestão condominial, solução que permite, por exemplo, o envio automático de boletos para os condomínios, já com as taxas de fundo comum e reserva devidamente discriminadas, além de agilizar a geração de balancetes por meio da automação. Esse recurso ainda permite a troca direta de mensagens entre síndico, moradores e proprietários, o que pode funcionar como um fator a mais para a garantir a transparência na gestão.

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