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Ferramentas certas para decolar sua empresa contábil

Ferramentas certas para decolar sua empresa contábil

Muitos profissionais da contabilidade já entendem a importância da tecnologia para o trabalho nessa área, mas ainda não fazem uso das ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado. É preciso perceber, de uma vez por todas, que a transformação digital vem operando mudanças drásticas no setor contábil, colocando os escritórios especializados para operar completamente digitalizados!

O crescente investimento do governo para interligar sistemas e facilitar o trânsito de informações fiscais, tributárias e contábeis é outro motivador para que empresários do setor de contabilidade invistam em ferramentas tecnológicas para aprimorar os resultados e oferecer respostas rápidas às demandas do segmento. Pronto para descobrir como essas ferramentas podem ajudar na decolagem de sua empresa contábil? Então vamos lá!

Por que usar a tecnologia para fortalecer uma empresa contábil?

Estamos em um mundo tecnológico, certo? Então, se tudo se transforma e evolui, dos táxis às comunicações, por que a contabilidade ficaria de fora desse processo? É exatamente nesse sentido que devemos pensar a questão das ferramentas tecnológicas.

Se você tem uma empresa contábil, precisa usar recursos como Tecnologia da Informação e de Sistemas para otimizar o uso de dados e informações, sempre preservando sua segurança. Felizmente, esses processos têm mudado a mentalidade de empreendedores da área, que finalmente estão percebendo como a tecnologia chega para agilizar seus processos e dar mais dinamismo ao trabalho, minimizando riscos de erros a respeito da escrituração e da cobrança de impostos, por exemplo.

Além disso, ainda vale ressaltar que os benefícios da implementação de ferramentas tecnológicas mostram que esse é um caminho sem volta. Também por isso, não faz sentido nenhum resistir. Precisamos aderir às tendências e desfrutar das vantagens por elas proporcionadas!

Automatização de processos

Ao automatizar processos, você ganha produtividade nas atividades diárias, o que se reflete em melhores resultados. A padronização de processos e documentos é outro benefício que você pode verificar ao implementar ferramentas tecnológicas em um escritório contábil.

Imagine uma situação simples: o time precisa reportar semanalmente quais foram os contatos realizados, os documentos gerados e os impostos pagos. Se cada um faz o relatório de uma forma, fica difícil consolidar as informações para ter um panorama geral da performance da empresa. Por outro lado, se você conta com um ERP, por exemplo, os relatórios são preenchidos da mesma maneira, fazendo com que os dados sejam facilmente confrontados e sua análise fique pronta em questão de minutos.

A padronização também ajuda a manter a qualidade dos serviços prestados. Pode acreditar: a apresentação de relatórios aos clientes, informes de rendimentos, impostos pagos e escrituração contábil passam a gerar mais valor se estão dentro de um padrão de qualidade único. Ponto para a estratégia da organização!

Conformidade fiscal

A atuação de um escritório contábil varia de acordo com as necessidades dos clientes. De toda forma, podemos dizer que a contabilidade é uma das atividades mais complexas da atualidade. Com a enorme quantidade de leis, regulamentos, impostos e normativas que temos no país, fica difícil manter todos os clientes (e o próprio escritório) em conformidade fiscal.

A solução para reduzir as incidências de erros, esquecimentos e divergências de interpretações legais é adotar ferramentas tecnológicas que tragam a possibilidade de parametrização desde o primeiro instante de implementação. Afinal, se você tem um sistema que não deixa nada passar sem um alerta de inconformidade, passa a gerenciar seus clientes e sua contabilidade com maior eficácia.

Além disso, não podemos nos esquecer da necessidade de estar integrado aos sistemas de gestão governamentais, como o SPED Fiscal. Aí é que entram os softwares de gestão contábil alinhados às necessidades do mercado, que permitem apenas exportar as informações já no formato requerido pelos órgãos competentes. Com essa ajuda, você evita retrabalho e se livra daquela constante preocupação de ter feito qualquer lançamento de forma equivocada.

Como ferramentas tecnológicas podem contribuir para isso?

Há uma série de benefícios resultantes da aplicação de ferramentas tecnológicas em uma empresa contábil. Confira os mais relevantes a partir de agora!

Superar desafios

Pelas mais diversas razões, o trabalho com contabilidade se mostra muito desafiador. Seja porque a legislação tributária brasileira é extremamente complexa e cheia de meandros ou porque o volume de dados é imenso. Como se não bastasse, qualquer inexatidão pode levar um cliente a ter problemas sérios, o que, por sua vez, pode levar a processos, sanções e à perda do direito de operação do negócio. Mas como superar essas dificuldades e fazer um bom trabalho? Com a ajuda das ferramentas tecnológicas, claro!

Atualmente, existem sistemas que são responsáveis por unificar todos os dados existentes. Dessa forma, é possível ter acesso a diversas origens de dados, permitindo que todas estejam unidas em um só dispositivo. Dessa forma, apenas o sistema precisará de acompanhamento, sem a necessidade de realizar uma busca em múltiplos suportes. Isso melhora as condições de trabalho dos contadores e facilita a prestação de contas ao governo e aos clientes.

Otimizar o tempo

Pela mesma razão citada anteriormente, há uma evidente eliminação de etapas de processo de coleta e análise de dados, o que gera uma grande otimização do tempo. Com os processos mais fluidos e correndo de forma automática, líder e equipe da empresa contábil têm muito mais tempo para pensar em estratégias, posicionamentos e soluções para o público-alvo.

O tempo livre pode ser dedicado à captação de novos clientes, ao relacionamento com os já existentes ou à recuperação daqueles que, por algum motivo, deixaram de se relacionar com seu escritório. Além disso, os colaboradores ficam muito mais felizes no trabalho, tendo a carga de atividades manuais reduzida e podendo aplicar conhecimentos mais estratégicos no dia a dia da profissão.

Favorecer a mobilidade

Não é sempre que o cliente pode se deslocar até seu escritório contábil. Nesses casos, é preciso fazer o movimento contrário, indo até ele. Mas como oferecer o melhor atendimento sem suas principais ferramentas tecnológicas? É só contar com aplicações na nuvem! Muitos sistemas de gestão contábil estão disponíveis para sua equipe onde quer que ela esteja, bastando acessá-los por meio da internet. Seja no notebook, no tablet ou no smartphone, a contabilidade inteira do cliente pode estar a poucos cliques de distância.

Usando recursos de segurança, é possível inclusive conceder acesso para que o cliente consulte os dados diretamente no seu sistema. Com o perfil adequado, ele terá visíveis apenas os relatórios que você quer que ele veja, o que contribui não só para a satisfação como também para a otimização do tempo em qualquer transação.

Garantir escalabilidade

Aquela imagem típica de um escritório de contabilidade, cheio de mesas grudadas umas às outras, com pilhas de documentos e arquivos imensos, é coisa do passado. Com as ferramentas tecnológicas disponíveis atualmente, você tem a organização necessária para escalar a quantidade de clientes sem precisar mexer na sua infraestrutura.

Plataformas de armazenamento em nuvem permitem a contratação de espaço segundo suas necessidades, trazendo uma solução flexível para seu negócio. Se o volume de documentos aumenta, é possível aumentar o espaço de armazenamento. Por outro lado, se diminui, você pode reduzir o espaço virtual contratado.

A vantagem não está só na capacidade de hospedar todos os seus documentos de forma digital. Essa elasticidade também traz benefícios financeiros, já que você paga somente pelo espaço que efetivamente usa. Também é possível organizar seus arquivos de forma que seja fácil recuperá-los a qualquer momento, além de poder consultar os dados do seu escritório contábil a qualquer hora e de qualquer lugar.

Melhorar o relacionamento

Com a redução do tempo dos processos, outro ótimo resultado é visto com uma maior disponibilidade para atender os clientes da forma mais humanizada e detalhada possível. Assim, eles ficarão felizes e confiarão cada vez mais em seu escritório contábil, passando a observar o esforço empregado pela empresa em melhorar o cuidado com seus dados, além do estrito cumprimento de prazos.

Nesse quesito, o Customer Relationship Management (CRM) entra como um grande diferencial. Além de reunir todos os dados dos clientes em uma única plataforma, você pode acompanhar a evolução dos contratos, o crescimento no número de clientes, o custo de aquisição de cada um, bem como promover uma manutenção do relacionamento bem mais próxima.

Assegurar a privacidade dos dados

Vale lembrar que as ferramentas tecnológicas estão cada dia mais seguras, com recursos que impedem o vazamento de informações estratégicas — especialmente as hospedadas na nuvem. Quando você possui um software de gestão in house (instalado em um servidor físico), a responsabilidade pela segurança dos dados é totalmente sua. Em contrapartida, quando você passa a usar uma solução virtual, é o fornecedor da ferramenta quem tem que se preocupar em oferecer diversos níveis de proteção para seus dados.

Nesse cenário, toda melhoria realizada no sistema, independentemente de ter sido solicitada por você ou não, é replicada para todos os usuários. Um exemplo prático envolve as mudanças promovidas pela Receita Federal a fim de melhorar a fiscalização sobre o recolhimento de tributos. Sempre que um novo módulo do SPED é lançado, sua ferramenta tecnológica de contabilidade é atualizada, sem que isso gere qualquer acréscimo ao valor pago.

Proporcionar crescimento

Com todos esses elementos bem alinhados, o resultado só pode ser um: um crescimento expressivo da empresa contábil, com o aumento da carteira de clientes, maior agilidade, bom atendimento e críticas positivas. O boca a boca também fica favorecido, já que clientes satisfeitos comentam com amigos, familiares e colegas de profissão. Quanto melhor é sua reputação, mais oportunidades de negócios chegam até você. Com as ferramentas tecnológicas certas, portanto, todos ganham!

Agora que você já conhece bem a respeito de ferramentas tecnológicas e sua influência sobre a contabilidade, não deixe de ler mais sobre como o sistema contábil ajuda no seu dia a dia!

 
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