Checklist para administração de condomínio

Ser o síndico de um condomínio é uma tarefa difícil e desgastante. E a situação ainda consegue se complicar se você não possui uma lista de atividades que ajudem na organização das suas tarefas. Afinal, o síndico é responsável não só pelo dia a dia do condomínio, mas também por administrar os funcionários e garantir o bem-estar de todos os moradores. Conhecer as obrigações pertinentes à função e manter uma rotina de trabalho organizada são, então, ações imprescindíveis para quem busca uma gestão eficiente na função de síndico. Organização, empenho e conhecimento: esse é o trio do sucesso!

Não restam dúvidas, portanto, que a administração de condomínio é um grande desafio para quem assume essa responsabilidade. Para ajudá-lo nessa missão, preparamos no post de hoje uma checklist para você realizar uma administração eficiente no seu prédio. Confira!

Tarefas diárias

Algumas tarefas devem ser realizadas diariamente pelo síndico por ajudarem a organizar as atividades e a conhecer as rotinas do prédio e dos moradores. A dica aqui é estabelecer um horário fixo para cumprir essas atividades, facilitando assim a organização da sua agenda e a conclusão da checklist do condomínio sem prejuízos a suas demais obrigações pessoais e profissionais.

Estamos ainda no primeiro tópico do post, mas você já deve ter percebido que, quando se fala em administração de condomínio, organização é palavra de ordem, certo? Mas então vamos às tarefas diárias que devem ser realizadas!

Conversar com o zelador

Para conhecer as reclamações e sugestões dos condôminos, é importantíssimo ter um contato diário com o zelador e/ou o responsável pela portaria. Como esses profissionais observam os moradores diariamente, sabem da ocorrência de situações que, muitas vezes, nem chegam aos ouvidos do síndico.

Conferir o jardim

Fazer conferências diárias para manter o jardim organizado facilita bastante a manutenção, ainda reduzindo possíveis gastos extras por falta de cuidado com o local.

Verificar as câmeras

As câmeras de vigilância são equipamentos imprescindíveis para garantir a segurança do prédio. Por isso, o ideal é realizar uma conferência diária para garantir seu pleno funcionamento. Você já imaginou se um dia deixa essa rotina de lado e justamente nesse dia precisa dos equipamentos? E se não estiverem funcionando?

Conferir as saídas de emergência

Se encontrar qualquer obstrução que possa impedir ou dificultar o acesso às portas de emergência, resolva o problema imediatamente. É o mesmo caso das câmeras de segurança: imagine se você deixa de checar justo no dia em que um incidente acontece!

Verificar os elevadores e a piscina

Para garantir o bem-estar dos moradores, os elevadores do prédio devem estar sempre em pleno funcionamento e a piscina deve estar limpa. E não se esqueça de dar uma atenção especial à piscina nos períodos de férias escolares e naqueles meses que sabe que o uso é mais frequente.

Tarefas semanais

Assim como no caso das tarefas diárias, a dica para organizar as tarefas semanais é estipular dia e horário fixos para a realização das atividades. Em um caderno ou no computador, mantenha um arquivo para registrar situações específicas, permitindo uma consulta posterior, caso necessário. A checklist das tarefas semanais consiste em:

  • conferir o estado dos brinquedos no playground, avaliando a necessidade de fazer qualquer tipo de manutenção corretiva ou preventiva para garantir a segurança das crianças;
  • acompanhar a evolução de despesas (como água e luz), elaborando uma planilha ou usando um software específico para esse tipo de controle;
  • verificar o estado das instalações hidráulicas, avaliando a necessidade de realizar manutenções corretivas ou preventivas.

Tarefas quinzenais

É importante que o síndico tome as seguintes providências a cada 15 dias:

  • providenciar a manutenção do jardim;
  • alternar o uso da bomba d’água;
  • realizar a limpeza de ralos e grelhas de escoamento da água da chuva.

Tarefas mensais

Algumas tarefas podem ser realizadas mensalmente, sem causar prejuízos à rotina dos moradores ou comprometer a agenda do próprio síndico. Para garantir a organização e uma gestão eficiente do condomínio, o síndico deve:

  • realizar o fechamento mensal das contas e providenciar o envio dos boletos aos moradores, de preferência estipulando um dia do mês para cumprir essa tarefa e, assim, enviar a cobrança sempre na mesma data;
  • cuidar pessoalmente dos casos de moradores inadimplentes, verificando quem são para tomar providências e agilizar a cobrança;
  • fechar os balancetes de prestação de contas para enviar aos moradores;
  • fazer uma reunião com o conselho de moradores — nesses casos, também é válido organizar a agenda de forma que as reuniões sejam realizadas sempre na mesma data, o que facilita o comparecimento dos moradores e otimiza as atividades;
  • providenciar a poda de limpeza do jardim;
  • lubrificar os portões eletrônicos;
  • verificar o estado e a instalação dos para-raios;
  • fazer a manutenção dos geradores;
  • solicitar a regulagem das sapatas de freio dos elevadores;
  • fazer a supercloração das piscinas, preparando-as para os períodos de maior uso.

Lembrando que, se o condomínio conta com um prestador de serviço responsável pela manutenção da piscina, o síndico não precisa se preocupar com nenhuma tarefa de preservação. Seu condomínio é grande? Que tal avaliar a possibilidade de terceirizar essa atividade?

Tarefas bimestrais

Algumas tarefas podem ser realizadas bimestralmente. Mas atenção: mesmo não existindo urgência para esse tipo de atividade, é importante que tais questões ao menos passem pelo olhar do síndico. A cada 2 meses, é preciso:

  • rever os contratos de manutenção e fornecimento de serviços, avaliando prazos, pagamentos de obrigações e possíveis necessidades de aditamentos;
  • checar as condições de trabalho e segurança dos funcionários, conversando individualmente com os colaboradores e avaliando possíveis problemas ou situações que devem ser repensadas;
  • testar a bomba de incêndio, a fim de garantir a segurança dos moradores, dos funcionários e do próprio prédio;
  • fazer a verificação e a manutenção das bombas da piscina, evitando problemas futuros que possam gerar custos elevados para o condomínio;
  • verificar as baterias e instalações das luzes de emergência, providenciando trocas quando necessário.

Tarefas trimestrais

A cada 3 meses, é importante que o síndico realize as seguintes tarefas:

  • verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e água da chuva;
  • lubrificar as maçanetas;
  • checar o estado das mangueiras anti-incêndio, fazendo manutenções ou troca, se preciso.

Essas tarefas não só garantem a adequada manutenção do prédio como reduzem despesas desnecessárias com reparações ou substituições futuras.

Tarefas semestrais

Por 2 vezes ao ano, é importante contratar profissionais técnicos qualificados para a realização das seguintes tarefas:

  • acionar tubulações que não são constantemente usadas, a fim de garantir seu pleno funcionamento e evitar posteriores manutenções caras para o condomínio;
  • realizar a limpeza programada das caixas d’água.

Tarefas anuais

Anualmente, é importante que o síndico atente para a necessidade de realização das seguintes atividades:

  • cuidar da parte de impostos sobre o pagamento de funcionários por meio do contador contratado pelo condomínio;
  • verificar o pagamento da taxa anual de funcionamento dos elevadores, fazendo um levantamento das despesas relativas a manutenções e consertos do equipamento, bem como avaliando o cumprimento das cláusulas do contrato mantido com a empresa de elevadores;
  • realizar a renovação (ou não) de contratos, verificando sempre a necessidade de buscar novos prestadores de serviço ou aditar cláusulas — nesse caso, o aditamento deve ser requerido pelo menos 30 dias antes do vencimento;
  • fechar a contabilidade do ano para apresentação em assembleia;
  • organizar a declaração do Imposto de Renda do condomínio.

Vale ressaltar que, se o síndico mantém suas tarefas organizadas, fazendo o devido acompanhamento das despesas e arquivando os documentos com cuidado, a elaboração do IR se torna muito menos estressante. E uma dica extra: para facilitar a realização das atividades burocráticas e legais atreladas ao condomínio, é importante que o síndico conte com o apoio de um advogado e um contador para orientá-lo sempre que houver qualquer dúvida sobre contratos de prestação de serviços, relação de trabalho com funcionários, recolhimento de impostos e demais situações que demandem suporte jurídico e contábil.

Avalie as condições financeiras do seu condomínio e estude a possibilidade de fechar contratos de prestação de serviços com advogados ou contadores! Se o prédio é menor e, por isso, não tem como arcar com essa despesa, a dica é realizar consultas avulsas quando surgir alguma demanda que enseje orientação especializada.

Tarefas ocasionais

Algumas tarefas devem ser realizadas ocasionalmente, podendo ser organizadas na checklist do síndico de acordo com sua disponibilidade. São elas:

  • fazer reuniões emergenciais para analisar fatos que não podem esperar;
  • providenciar a clarificação e a decantação da piscina;
  • checar o nível de óleo dos elevadores;
  • inspecionar as instalações elétricas;
  • realizar a poda de formação e condução do jardim.

Além dessas tarefas, também cabe ao síndico manter uma presença constante no condomínio, pois é ele quem canaliza todas as sugestões e reclamações dos moradores. Lembrando que estar presente significa simplesmente estar disponível, ok? Afinal, muitos moradores têm demandas que precisam ser discutidas com o síndico. E isso pede disponibilidade de tempo para que tais assuntos sejam conversados e resolvidos.

No fim das contas, a missão do síndico se resume a garantir que tudo funcione da melhor maneira possível. Para isso, é preciso desde providenciar a troca de uma peça defeituosa até cuidar da convivência entre vizinhos! Para dar conta de tudo isso e realizar um trabalho eficiente como síndico, é muito importante ser organizado e saber gerenciar o próprio tempo!

Pronto para colocar a checklist em prática e otimizar sua administração de condomínio? Então conte também com o auxílio da tecnologia! Saiba como usar a tecnologia para realizar a gestão do seu condomínio!

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