Entenda os 8 benefícios da utilização de softwares para a gestão de condomínios

Administrar um condomínio, com todas suas particularidades — principalmente a mediação do convívio entre moradores —, não é algo simples. Entre obras de manutenção, melhorias, orçamentos, conflitos entre vizinhos, adequação às normas etc., há o gerenciamento financeiro e administrativo, que faz do condomínio uma quase empresa. Anda precisando de ajuda? Descubra, neste post, os principais benefícios que a utilização de sistemas automatizados em condomínios pode proporcionar, além de dicas para escolher entre o melhor: um software de gestão de condomínios gratuito ou uma solução mais robusta. Confira!

A necessidade de aproveitar ao máximo um software especializado

Antes de listar os benefícios dessa solução, queremos discutir um pouco sobre os cuidados que você precisa ter na hora de escolher o melhor para você — seja um software de gestão de condomínios gratuito ou o investimento em sistemas mais completos. Esse tipo de solução tecnológica vem transformando o trabalho de síndicos e administradoras pelo Brasil, mas é exatamente por esse motivo que muitos, na pressa de abraçar a tendência, não conseguem implementá-la da melhor forma. Por isso, vamos deixar duas dicas muito importantes que você deve ter em mente desde o início, para ter certeza de que o seu investimento de tempo e dinheiro será focado em resultados:

A peça-chave ainda são as pessoas

Um erro comum que gestores cometem, até os empresariais, é enxergar a tecnologia como uma solução plena em si mesma. Ou seja, é só instalar o programa que todos os problemas estão resolvidos. Um bom software de gestão de condomínios facilita muito o seu trabalho, com certeza. Ele tem ferramentas de automação, é capaz de centralizar o controle de vários aspectos de gerenciamento, consegue ter confiabilidade nos dados e identifica problemas com mais rapidez. Mas, ainda assim, o seu máximo potencial depende das pessoas que terão contato direto com o sistema: você, os condôminos, os funcionários, os colaboradores terceirizados. É importante investir em comunicação e até treinamento para que todos utilizem a ferramenta de forma eficiente e objetiva.

Toda estratégia precisa de objetivos

Se a sua ideia agora é apostar em um software de gestão de condomínios gratuito ou contratar um serviço pago, você precisa saber bem aonde quer chegar para traçar o caminho certo. Toda gestão, inclusive a imobiliária, é um equilíbrio entre expectativa e retorno. Quais são as suas expectativas com uma solução tecnológica? Quais são os principais pontos que precisam melhorar na sua gestão? Que tipo de controle você deve aprimorar para facilitar o seu trabalho? Esse tipo de questão vai guiar o seu planejamento, portanto, pense como um gestor. É importante entender o que você quer melhorar, escolher a opção certa e ter formas de medir o resultado para saber até onde sua estratégia teve sucesso.

Os 8 benefícios que um software especializado traz para a gestão de condomínios

Agora que você tem uma ideia do que significa apontar essa solução para o caminho certo, o que ela pode trazer de retorno para a sua gestão? Para responder a essa pergunta, listamos 8 vantagens que os softwares especializados trazem para o controle imobiliário:

1. Economia de tempo e recursos

Com um software de gestão de condomínios, o síndico, subsíndico e conselheiros podem fazer as atividades online, como convocar assembleias, marcar reuniões com moradores, fazer a prestação de contas e muito mais. O tempo de colocar esses dados no papel, definir atribuições, fazer cálculos e outras atividades será reduzido, dando uma folga para a realização de outras tarefas mais importantes, como acompanhar obras e vistoriar instalações. Você também consegue economizar em recursos, pois o que era feito em papel e arquivado em pastas agora está online.

2. Melhor controle de processos

Além de economizar tempo em tarefas do dia a dia de uma gestão de condomínio, o software especializado é capaz de facilitar o seu controle sobre outros processos que envolvem esse trabalho. Você terá, por exemplo, um registro confiável de documentos e dados sobre a administração, histórico de comunicação e resolução de conflitos e uma visão ampla sobre o funcionamento de equipamentos, áreas públicas e serviços. É como transformar as suas atribuições em um condomínio em uma gestão mais parecida com a empresarial: voltada para a eficiência (resolver as coisas de forma rápida e cuidadosa) e a economia (gastando o mínimo possível para isso).

3. Melhor controle financeiro

O resultado desse controle de processos acaba se refletindo também na saúde financeira do seu trabalho. Ao utilizar um software de gestão de condomínios bem estruturado, o síndico pode publicar documentação, prestação de contas e comunicados online para os condôminos. Com isso, ele faz uma previsão de gastos para os meses seguintes muito mais fácil de ser acompanhada pelos moradores. Além disso, é mais prático gerar relatórios e fazer orçamentos que auxiliem no gerenciamento diário. A documentação fica toda registrada de forma segura, e consultar dados se torna uma tarefa bem mais simples para todos.

4. Mais transparência

Com os dados e a documentação publicados no software, todos os moradores têm acesso a eles, podendo consultá-los quando bem entenderem. Isso ajuda na compreensão geral de como estão sendo gastas as verbas condominiais. Esse é o primeiro passo para evitar conflitos entre condôminos e administrador, já que o acesso fácil a dados financeiros inibe os rumores e falsas acusações, caso alguém aja de má-fé. Mas é bom lembrar que essa transparência serve para as ações do condomínio, portanto, não há exposição de dados pessoais que possam levar a conflitos e cobranças vexatórias.

5. Segurança

Isso nos leva a mais uma vantagem do sistema de gestão em condomínios, que é o aumento da segurança de dados e processos tanto para o síndico ou administradora quanto para os moradores. Mas não é só nesse ponto que o software pode melhorar a segurança — ele contribui até para a proteção do patrimônio e das pessoas que o utilizam. Com sistemas mais completos, você consegue cadastrar dados de todos os moradores e criar um controle mais inteligente de acesso ao condomínio. Também é possível integrar e centralizar o monitoramento de câmeras de segurança e registrar (com imagens e dados sobre data e hora) qualquer movimentação fora do comum. Dessa forma, você aumenta a segurança de fato dos condôminos sem precisar investir muito mais em barreiras e soluções paliativas, transformando inteligência em proteção.

6. Relacionamento mais aberto

Um bom software de gestão de condomínios oferece um canal para que síndico e condôminos mantenham a comunicação aberta e com garantia de privacidade, com liberdade para fazer críticas e sugestões. Isso evita conflitos e promove a boa convivência entre as partes — pois, muitas vezes, o síndico também é morador.

7. Organização de agendamentos e reservas

Em relação às solicitações de reserva das áreas comuns, como quadra, churrasqueira e salão de festas, algo bem comum de acontecer em prédios que não têm uma gestão bem estruturada é que duas pessoas marquem o uso ao mesmo tempo ou em datas e horários errados. Com um software, isso não acontece, facilitando o gerenciamento e evitando esse transtorno. Assim, todos os moradores têm acesso à agenda das áreas sem a necessidade de fazer ligações e atrapalhar o síndico em seu momento de descanso.

8. Cadastro de fornecedores

Outra facilidade encontrada na automatização é o cadastro de fornecedores. Com ele, é possível inserir dados de contato e observações para marcar aqueles que prestaram bons serviços e aqueles que deram prejuízo ou proporcionaram experiências ruins. No caso de empresas terceirizadas com um relacionamento mais longo (como limpeza e manutenção), o software ajuda a fazer gestão de contratos, acompanhar resultados e chegar a uma compreensão mais significativa sobre o retorno que cada empresa traz baseado no investimento feito.

A melhor forma de escolher o software certo

Neste artigo, você já aprendeu como se planejar para adotar uma solução tecnológica e como ela pode aprimorar o seu trabalho, então, só falta dar uma dica: o que determina o melhor sistema de gestão para o seu condomínio. Não existe uma resposta única que funcione para todos os casos, mas há algumas características que são fundamentais:

• gama ampla de funcionalidades;
• customização do sistema para se adaptar ao seu perfil de gestão;
• padronização na coleta e apresentação de dados;
• interface intuitiva e simples de usar;
• tecnologia de ponta;
• suporte.

Quando você buscar essas características nas opções disponíveis no mercado, vai perceber uma coisa importante: dificilmente um software de gestão de condomínios gratuito conseguirá reunir tantas vantagens em um só serviço. Isso porque a gestão automatizada é um processo muito robusto e completo para ser viável em uma entrega sem custo. Mesmo que fosse o caso, a maioria das administradoras e síndicos prefere investir em uma solução paga (que não pesa no orçamento quando o investimento é comparado com a economia gerada) e ter a certeza de que aquela ferramenta será tudo o que é preciso para elevar o nível de sua gestão. Portanto, na hora de escolher um software de gestão de condomínios, busque aquele que seja funcional, ofereça ferramentas que auxiliem o síndico a gerir contratos, organizar documentos, agenda, reserva de áreas comuns etc. E lembre-se: tudo deve ser testado antes da aquisição, para ter certeza de que o programa atende plenamente às necessidades do seu condomínio. Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Já tem experiência como síndico? Deixe seu comentário aqui no blog e conte para nós as suas experiências e opiniões!