Em um universo corporativo de extrema competitividade como o de hoje, o mantra empresarial mais entoado pelos gestores é redução de custos. Na prática, o permanente enxugamento das despesas tem o propósito de aumentar a margem de lucro para que a organização mantenha sua sustentabilidade ao longo dos anos. O detalhe é que isso exige muita tecnologia e treinamento para extrair o máximo das novas ferramentas.
Um bom sistema contábil é a solução indispensável para qualquer contador. Especialmente o brasileiro, que tem o desafio diário de lidar com centenas de leis tributárias confusas e uma infinidade de obrigações acessórias de alta complexidade. Mas o que é um sistema contábil? O que ele oferece de benefícios à rotina dos contadores? Se você também tem essas dúvidas, chegou ao post certo.
Nos próximos tópicos, não só responderemos a essas perguntas como alertaremos sobre a iminente impossibilidade do exercício da profissão sem o auxílio de um software dessa natureza. Confira agora mesmo!
Por que transformar dados em conhecimento estratégico?
A agilidade na obtenção de informações sob os mais diversos enfoques é condição fundamental para se manter forte em uma era em que os dados são os mais valiosos ativos que uma organização pode ter.
Conhecer antecipadamente os dados contábeis do exercício permite, por exemplo, que a companhia altere suas estratégias empresariais. Já a automatização de cálculos evita erros, reduzindo a possibilidade de a empresa cair na malha fina. Enquanto isso, importar informações substitui o preenchimento manual de guias, aumentando a produtividade da corporação.
Continua aí se perguntando o que é um sistema contábil? Pois ele é tudo isso e muito mais!
Que funcionalidades o sistema traz para ajudar o escritório?
Rastreabilidade e importação de dados
Entenda: um sistema contábil é um instrumento de facilitação da escrituração fiscal. A maioria dos sistemas desse tipo consegue, por exemplo, trazer diretamente da Receita Federal todas as notas fiscais dos clientes, o que viabiliza a apuração de tributos com rapidez e segurança.
Outra vantagem é a rastreabilidade, uma vez que todos os lançamentos têm link para a conferência de seu movimento de origem — como notas fiscais e duplicatas.
Atualização de legislação
Em 2014, indignado com a legislação nacional, um advogado tributarista decidiu compilar todo o ordenamento jurídico fiscal em um único livro. O resultado? Uma publicação de mais de 40 mil páginas e 7,5 toneladas! E esse cenário explica com perfeição como é difícil ser contador no Brasil.
Que profissional tem, de cabeça, todo o normativo tributário brasileiro? Como se manter atualizado considerando que o país publica, em média, 46 leis sobre o tema a cada dia útil?
É simplesmente impossível atuar em alto nível sem a ajuda de softwares contábeis que fixem em seus cérebros eletrônicos toda essa diversidade de informações. Por essas e outras, muitos sistemas do tipo já vêm com recursos de atualização legislativa automática.
Entender o que é um sistema contábil passa por conhecer essa funcionalidade, fundamental para que o profissional da área não incorra em multas por puro desconhecimento sobre atualizações recentes ou novas publicações legais.
Apuração automática de tributos
Responda sem pestanejar: você sabe apurar, de cor, a nova sistemática de recolhimento do ICMS interestadual? A resposta provavelmente foi não, certo? E nada mais natural!
Consideremos uma venda de mercadoria iniciada no Paraná com destino à Bahia, feita em 2017. Partindo do conhecimento de que a alíquota interestadual aplicável é de 7% (valor recolhido ao Paraná) e que o produto está vinculado a uma tributação de 17% ao estado da Bahia, a diferença a ser recolhida será de 10% de ICMS. Mas calma, porque tem mais.
Desses 10%, ainda é preciso separar 40%, que serão destinados ao estado de origem (Paraná), enquanto os outros 60% vão para a unidade federativa de destino (Bahia). Por incrível que pareça, até poderíamos continuar, mas vamos parar por aqui porque o exemplo já cumpriu bem seu papel. Complexo, não?
É por isso que existem os softwares contábeis! Sem essa ajuda, ficaria bem complicado fazer todos esses cálculos diariamente, só com planilhas do Excel.
Um sistema contábil também é, portanto, uma solução eletrônica capaz de automatizar apurações complexas de tributos — como a do novo ICMS. Com essa solução, o profissional não só ganha em tempo e produtividade, mas ainda reduz as chances de erros.
Automatização da escrituração
E se, além dos cálculos, você também conseguisse mapear suas contas, permitindo ao sistema criar automaticamente partidas dobradas no momento em que as operações se materializam em outros setores — como estoque ou vendas? Implementando uma solução contábil de alta performance, funcionalidades como essa estarão disponíveis para elevar a produtividade do time e reduzir custos, retrabalhos e inconsistências.
Integração dos dados
Antes dos sistemas contábeis, as empresas trabalhavam com diversas soluções isoladas: era uma plataforma para o departamento jurídico, outra para o estoque, outra para o setor de vendas e, é claro, outra para a contabilidade. Mas será que isso funcionava satisfatoriamente, uma vez que todos os dados que circulam na empresa são de interesse de todos os setores?
Pense bem: uma venda deve gerar uma baixa automática no sistema de estoque, que, por sua vez, deve disparar um alerta ao setor contábil para que faça a devida redução no ativo circulante do balanço da empresa — redução em no item mercadorias e acréscimo no item caixa, se a compra for feita à vista. Tudo é interligado!
Se essas conexões não forem feitas de forma automática, podem surgir muitos percalços. Por exemplo, a venda de um produto que não existe mais no estoque ou a subscrição de um valor do demonstrativo de resultados que não tem relação com a realidade. Sua empresa passa por isso sempre? Então você deve buscar um sistema contábil com urgência!
Quando a organização conta com um software contábil como módulo de um ERP global, o resultado é visto em forma de fluxo consistente de dados, com as informações fluindo uniformemente por todos os setores.
Essa integração faz, por exemplo, com que as decisões relacionadas à gestão de custos sejam tomadas com base nas transações globais da empresa. Diferentemente dos dados parciais e estimados colhidos de forma manual, em longos períodos de conciliação de informações entre diversos departamentos, um sistema contábil levanta os custos de forma precisa e em poucos minutos.
Além disso, os desencontros na comunicação simplesmente deixam de existir e todos os dados são consolidados em tempo real, gerando relatórios que servem como bússola para as decisões empresariais.
Como escolher um sistema contábil, afinal?
Agora que você conheceu as principais funcionalidades de um sistema contábil e entendeu como essa ferramenta pode transformar o dia a dia do seu negócio, é hora de entender como escolher o seu sistema de fato. Acompanhe!
Tipos de sistema contábil
São basicamente três e variam de acordo com a complexidade
Low-end
Sistema bastante básico, utilizado para realizar tarefas com menor nível de exigência na contabilidade empresarial, como geração de guias, cálculos e gestão da folha de pagamento.
Mid-end
Também conhecido como Mid-Market, oferece tecnologia para as necessidades mais avançadas, sendo ideal para automatizar funções imprescindíveis, como a integração com diferentes sistemas de gestão e bancos de dados.
High-end
Apresenta o mais alto nível de complexidade e, em geral, se destina às rotinas de grandes empresas. Os sistemas high-end contam com soluções avançadas, como a gestão de crédito.
Os softwares do tipo mid-end costumam se encaixar bem na realidade da maioria das empresas contábeis. Isso porque, enquanto os níveis inferiores não disponibilizam os recursos necessários, os superiores vão além do que é preciso, podendo impactar no orçamento do negócio.
O mais importante é saber que o sistema contábil da sua escolha deve oferecer ferramentas para potencializar seus resultados com o ganho de produtividade, economia de recursos (tempo e dinheiro) e eficiência.
Todas essas são características comuns aos ERPs (Enterprise Resource Planning), sistemas de gestão empresarial que otimizam o trabalho da contabilidade, levando a essa área informações essenciais de todos os setores do negócio.
No mercado atual, uma das principais premissas é elevar a qualidade da oferta no menor tempo possível. Por isso, é fundamental que o seu sistema contábil disponibilize soluções automatizadas para as rotinas da empresa, tornando o armazenamento dos registros mais seguro e prático. Também é necessário eliminar a redundância e garantir o acesso a dados estratégicos.
O que avaliar na hora de escolher
Armazenamento na nuvem
Imagine o seguinte cenário: depois de escolher o software e fazer a instalação dele, o programa para de funcionar por algum motivo. O técnico chega no seu escritório para verificar o que aconteceu e dá a notícia: você perdeu tudo.
Em outros tempos, quando não existiam recursos tecnológicos avançados, você poderia até se lamentar e aceitar a perda. No entanto, não é o que ocorre hoje, já que existem sistemas contábeis com armazenamento em nuvem. Ou seja, é possível guardar todas as informações em data centers seguros, longe da sua empresa, evitando esse tipo de imprevisto.
Outro benefício desse tipo de armazenamento é que toda a equipe pode consultar e atualizar dados em tempo real, de qualquer lugar. Cada um com a sua senha, do seu próprio dispositivo (computador, tablet ou celular).
Digamos que você tenha um imprevisto e não consiga ir ao escritório. Isso não impede que seus colaboradores visualizem as informações dos clientes. E o melhor de tudo é que eles não precisam acessar o sistema com a sua senha. Cada pessoa utiliza seu próprio login, ficando responsável por eventuais alterações ou inserções de dados que sejam realizadas.
Segurança de dados
Na contabilidade, a segurança de dados é um aspecto fundamental, pois você está lidando com informações patrimoniais, tributárias e financeiras de seus parceiros. Desse modo, não há dúvida de que um dos pontos que mais pesam na escolha de um sistema contábil é justamente a segurança. Hoje, os serviços que se baseiam em computação na nuvem contam com tecnologia de ponta — mesmo aqueles voltados às pequenas empresas.
A capacidade de evitar a perda de informações ou o acesso indevido aos dados pode, inclusive, se transformar em um diferencial competitivo a ser destacado diante dos clientes. Afinal, nem todos os escritórios de contabilidade trabalham com sistemas modernos baseados na nuvem. Além disso, o acesso segmentado por tipo de usuário garante segurança extra.
Integração com outros sistemas
Um sistema de gestão, seja ele qual for, costuma contar com diferentes módulos ou áreas. Em um software da área contábil, é comum que boa parte das obrigações tributárias utilize dados de mais de um departamento ao mesmo tempo. Se a integração estiver presente e for um ponto forte, isso permite ganho de tempo e qualidade, além de evitar perdas de dados ou esquecimentos.
Há casos em que outros departamentos utilizam sistemas complementares, e isso deve ser considerado. Os melhores sistemas contábeis são capazes de integrar as diferentes áreas do escritório. Em vez de gerar mais complexidade, facilitam o trabalho de todos ao orquestrar as informações!
Além disso, do ponto de vista puramente contábil, a integração é fundamental para enviar automaticamente obrigações como DIRF, SEFIP, SPED, SPED Fiscal, entre outras que são parte do calendário de obrigações acessórias das organizações. E como as obrigações mudam com frequência, o sistema também deve ter um bom histórico de atualizações. Apenas os updates podem garantir que o software continue válido para sempre — já que, do contrário, o escritório acabará tendo em mãos um produto defasado.
Gerenciamento de atividades
Um bom sistema contábil também permite que você gerencie as atividades, controle os acessos e monitore os usuários em relação às tarefas e processos.
Essa possibilidade garante um melhor gerenciamento da realização de tarefas e do desempenho dos colaboradores. O gerenciamento de atividades evita atrasos e otimiza a delegação de tarefas — já que facilita o entendimento dos processos de forma detalhada.
Já o controle de acessos faz com que apenas os colaboradores responsáveis por cada área consigam visualizar aquelas informações, trazendo mais segurança aos dados do negócio.
Automatização
As soluções tecnológicas precisam ser automatizadas. Sendo assim, prefira um sistema que possibilite o carregamento automático das tabelas legais, a fim de evitar possíveis erros de digitação e perda de tempo dos usuários.
Além disso, seu sistema também deve permitir o agendamento e a realização automática de atualizações, de modo que elas sejam executadas quando for mais conveniente para a empresa.
Ao focar na automatização, você libera o tempo dos seus principais colaboradores para a execução de tarefas que realmente importam, como a projeção de cenários e a análise dos dados. Assim, a tomada de decisão será mais acertada.
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