Eleição de síndico: como lidar com o processo sem dor de cabeça?

A eleição de síndico é um momento decisivo para qualquer condomínio. Afinal, é nessa ocasião que uma nova gestão é escolhida para representar o interesse coletivo dos moradores e, claro, assumir as responsabilidades administrativas do prédio.

O detalhe é que, assim como muitas outras atividades envolvendo condomínios, a eleição pode se transformar em pesadelo para o síndico atual caso seja feita com amadorismo, sem observar as leis e normas que regem esse processo. E acredite: a dor de cabeça pode se intensificar ainda mais na hora de efetivar a troca de gestão.

Por essas e outras, resolvemos elaborar aqui um guia breve sobre como organizar eleições para síndico e o que precisa ser feito na troca de gestão a fim de evitar a perda de informações. Confira!

Como deve ser feita a eleição de síndico?

A eleição de síndico em condomínios está regulamentada pelo Código Civil Brasileiro, mais especificamente pelo artigo 1.347. Por lá, fica definido que o síndico, que pode inclusive não ser condômino, é eleito por meio de assembleia entre os condôminos.

Isso significa que, ainda que um inquilino possa se candidatar para síndico na maior parte dos condomínios, ele só poderá votar se estiver munido de procuração do proprietário da unidade.

Inadimplência

Segundo a legislação, moradores que estão inadimplentes com as despesas do condomínio podem, em teoria, se candidatar, ainda que, por essa mesma razão, não possam votar. No entanto, o mais comum é que existam regulamentos internos para evitar que esse tipo de situação aconteça.

Terceirização

Outra possibilidade relativamente comum, especialmente em condomínios maiores, é a contratação de um síndico profissional. Nesse caso, ainda que sob a indicação de uma empresa administradora de condomínios, o síndico também é eleito pela assembleia, devidamente escolhido pelos moradores.

Votação

A votação do novo síndico deve ser feita em uma assembleia de moradores. Na teoria, qualquer candidato pode se apresentar nessa mesma assembleia. Contudo, para otimizar o processo de eleição e a campanha, é recomendável que a gestão atual solicite que os candidatos se apresentem pelo menos um mês antes do dia da votação.

Cargo

Se ninguém topar assumir a responsabilidade e não houver candidatos para a eleição, a dica é contratar um síndico profissional para a função. Se isso não for possível, o síndico anterior, mesmo com o mandato vencido, assume o papel de síndico precário, até que uma nova assembleia eleja um novo representante.

Idealmente, a situação do síndico precário deve ser evitada ao máximo, já que ele não tem autonomia para tomar decisões, precisando ser realizadas assembleias sempre que qualquer definição em relação ao prédio tenha que ser atualizada.

Pauta

Por fim, uma recomendação é aproveitar a data de eleição, quando a presença de condôminos costuma ser maior, para colocar em pauta a apreciação de outras matérias que precisam ser votadas em assembleias.

Como realizar a troca de gestão no condomínio?

Após a eleição de um novo síndico, é preciso realizar a troca de gestão no condomínio. Ainda que essa transição de deveres seja bem mais simples do que o que acontece no poder público, é interessante tomar cuidados especiais para assegurar que o processo corra com tranquilidade.

Para isso, é necessário fazer a transferência da documentação e a prestação de contas. O síndico que deixa o cargo não deve reter nenhum documento referente à sua administração. Para você ter uma ideia, esses documentos incluem:

  • folhas de ponto de funcionários;
  • cartão de CNPJ;
  • livro de inspeção do trabalho;
  • contratos de serviços realizados no prédio;
  • planilhas de orçamentos de serviços;
  • plantas do condomínio;
  • escritura da convenção;
  • laudos do condomínio;
  • livros com atas de assembleias;
  • regulamento interno do condomínio;
  • documentos de contratação de funcionários;
  • apólices de seguros;
  • controle do fluxo de caixa e prestação de contas.

Por mais que todos esses documentos possam ser consultados a qualquer momento por qualquer condômino, nem sempre há transparência da gestão em relação a esse aspecto. De qualquer forma, a transição é um ótimo momento para os moradores fazerem uma auditoria da gestão anterior, verificando a documentação do prédio.

Além da troca de documentos, é importante que, ao passar o bastão, o síndico que deixa o cargo tenha uma longa conversa com o que está assumindo, atualizado-o sobre os principais deveres da função, as obrigações mais importantes e eventuais projetos em andamento.

Mesmo se existir algum tipo de rivalidade entre as gestões, a cordialidade nesse processo é essencial para assegurar que os moradores não saiam perdendo com algum atrito na troca de síndico.

Uma boa prática a adotar é que o síndico anterior escreva uma carta aberta para o novo síndico, incluindo ali as principais informações do condomínio, de forma que todos consigam acompanhar o processo de transição. Essa comunicação não precisa ser feita com a clássica folha pregada no elevador, mas pode ser enviada por e-mail para não expor a situação do prédio a visitantes externos.

Como a tecnologia pode ajudar nesse processo?

Além das recomendações já citadas, uma forma de facilitar a transição de responsabilidades no condomínio é com o suporte da tecnologia. Com uma ferramenta desenvolvida especialmente para condomínios, isso é mais que possível.

Um software específico é capaz de centralizar todos os dados e documentos relevantes sobre a gestão, facilitando o cumprimento das obrigações do síndico por meio de uma interface simples e intuitiva. Dessa forma, a quantidade de papel usado é reduzida e a praticidade vai às alturas.

Além disso, se o sistema contar um uma interface que possa ser acessada pelo celular, automaticamente se transforma em um canal de comunicação aberto entre a gestão e os moradores, permitindo que todos fiquem por dentro dos dados mais relevantes sobre o condomínio, dando transparência para o trabalho do síndico.

A interface mobile do software pode permitir que todos os moradores acessem informações diretamente via telefone celular, como a prestação de contas e os boletos referentes a seu apartamento. Além disso, no celular também pode ser possível agendar o uso de áreas comuns de forma automatizada, bem como entrar em contato direto com a administradora do condomínio, se houver.

E agora que você já sabe como realizar a eleição de síndico e a troca de gestão do condomínio, que tal aproveitar para conhecer as soluções da Alterdata que podem simplificar esses e muitos outros processos no seu dia a dia?

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