O avanço tecnológico beneficiou bastante os processos contábeis dentro das empresas. Uma dessas principais alterações foi a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Das diversas obrigações que fazem parte desse pacote, a EFD-Contribuições é um dos principais desafios às organizações.
A vantagem óbvia, porém, é a digitalização do processo, que removeu boa parte da papelada trabalhosa dos meios convencionais. Por outro lado, a exigência ligada à transparência e exatidão das informações é ainda maior, uma vez que uma interpretação equivocada dos registros pode trazer consequências prejudiciais à saúde financeira e reputação do negócio.
Neste artigo vamos levantar as principais informações sobre a EFD-Contribuições. Entenda quem é obrigado a gerar o arquivo, quem está isento e quais são os erros mais usuais observados no processo que você precisa evitar.
O que é EFD-Contribuições?
A Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD-Contribuições) é um dos três pilares do SPED — formado também pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o SPED Contábil (ECD). Existem outras vertentes e projetos que compõem o SPED, como a EFD – REINF, mas a ideia geral é criar uma integração entre os fiscos municipal, estadual e federal, unificando o processo de escrituração fiscal.
Dessa forma, substituem-se os documentos físicos, em papel, por arquivos eletrônicos, muito mais fáceis de gerenciar, analisar e armazenar. A EFD-Contribuições foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.052, em julho de 2010. À época, era chamada de EFD — PIS/COFINS e seu objetivo fundamental era apresentar a apuração dessas duas contribuições.
Em 2011, porém, ocorreu a desoneração da folha de pagamentos e a criação da Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB). Com isso, a Receita Federal precisou inserir a apuração da CPRB dentro de algum tipo de Escrituração Fiscal, e a escolhida foi a EFD. Assim, a IN nº 1.252 mudou essa nomenclatura para EFD-Contribuições porque, além do PIS e da COFINS, passou a incluir também a CPRB.
Para quem é obrigatório a geração do arquivo e quem está dispensado?
Conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012 e o artigo 2º do Decreto nº 6.022/2007, são obrigadas a adotar o EFD-Contribuições:
- pessoas jurídicas sujeitas ao Imposto de Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado;
- pessoas jurídicas sujeitas ao Imposto de Renda com base no Lucro Real;
- pessoas jurídicas referidas nos parágrafos 6º, 8º e 9º do artigo 3º da Lei nº 9.718, de 27 de novembro de 1998, e na Lei nº 7.102, de 20 de junho de 1983;
- pessoas jurídicas ligadas a atividades elencadas nos artigos 7º e 8º da Medida Provisória nº 540, de 2 de agosto de 2011 (ela se transformou na Lei nº 12.546, de 2011);
- empresas com atividades listadas nos artigos 7º e 8º e no Anexo II da Lei nº 12.546, de 2011.
Quem está isento de enviar o EFD-Contribuições?
Entre as principais entidades alistadas que não precisam fazer a escrituração, estão:
- empresas inativas;
- microempresas (MEs) e Empresas de Pequeno Porte (EPPs) que estão enquadradas no Simples Nacional;
- pessoas jurídicas isentas ou imunes de enviar o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), em que a soma das contribuições apuradas seja inferior ou igual a R$ 10 mil;
- PJs ainda não inscritas no CNPJ (com a integração entre as juntas comerciais e a Receita Federal, é incomum encontrar empresas nessa situação);
- órgãos públicos, fundações públicas e autarquias;
- atividades que estão informadas nas práticas.
Quais são os impostos apurados no EFD-Contribuições?
Como pontuamos, são três os impostos apurados pela escrituração, sobre os quais você entenderá melhor agora.
PIS/Pasep
O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep) têm natureza tributária. Servem para financiar o abono salarial, o seguro-desemprego e a participação de trabalhadores nas receitas de órgãos públicos e entidades.
Existem três modalidades de recolhimento:
- importação;
- folha de Pagamento (1%);
- sobre o faturamento (1,65% e 0,65%).
CPRB
Trata-se da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, que serve para custear a Previdência Social. Veio como objetivo desonerar a folha de pagamento.
Cofins
É a Contribuição para a Seguridade Social. Ela foi criada para arrecadar recursos a fim de financiar a Previdência Social e o Sistema de Saúde Pública. É calculada sobre a receita bruta da empresa, independentemente da atividade.
Como funciona o EFD-Contribuições?
A EFD-Contribuições faz parte do SPED Fiscal. A apresentação, portanto, deve ser enviada mensalmente pela internet até o décimo dia útil do segundo mês posterior ao mês de referência. Por exemplo, a EFD-Contribuições de janeiro deve ser enviada até 13 de março.
Além disso, é necessário que um representante legal da empresa, ou procurador, assine digitalmente o arquivo. É preciso guardar o arquivo digital da EFD-Contribuições (no formato txt.) pelo prazo determinado por lei. O contribuinte ainda permanece na obrigação de armazenar os documentos que dão base ao que foi registrado no arquivo digital enviado.
Quem atrasa ou não envia o arquivo, ou apresenta erros no registro, sofrerá penalidades conforme determinado pela Lei 8.218, de 1991 (atualizada pela Lei 13.670, de 2018).
Quais são os erros mais cometidos e como evitá-los?
Para evitar as penalizações, é preciso atentar aos erros mais frequentes cometidos pela maior parte dos contribuintes:
- deixar de informar as receitas financeiras, em que recai alíquotas específicas;
- deixar de apresentar valores retidos na fonte;
- escriturar documentos daquelas operações que não gerem créditos de PIS/Cofins;
- enviar a EFD-Contribuições sem movimentos (zerada) quando, na verdade, há movimentações.
Em relação ao envio da EFD zerada, muitas empresas fazem isso por não dar tempo de apresentar no prazo, então, preferem enviar e retificar depois. O risco disso é que, a retificação não terá valor caso o arquivo enviado já tenha sido alvo de análise nos procedimentos de fiscalização.
É sempre importante também cuidar das notas de documentação evolutiva da EFD, pois as alterações são regularmente feitas, e as empresas precisam se adaptar para evitar penalizações.
Certamente, a EFD-Contribuições, assim como as demais obrigações que compõem o SPED, representou um grande progresso no setor contábil. A tendência é que os avanços tragam maior transparência, agilidade e exatidão às informações enviadas ao fisco.
Ainda tem dúvidas sobre a EFD-Contribuições? Então, deixe nos comentários, que nós respondemos!
