Você, contador, é o primeiro a ser acionado quando surge o desenquadramento do MEI.
Cabe a você orientar o cliente sobre quando comunicar a mudança, como migrar para ME/EPP e o que efetivamente muda nas rotinas: fiscal, trabalhista e contábil. Tudo isso sem expor a empresa a riscos de autuação.
Neste guia prático, você encontrará: as situações que obrigam o desenquadramento, o passo a passo da transição e as obrigações adicionais que nascem com o novo porte.
Além disso, destacamos os pontos de atenção de prazos e onde o planejamento tributário faz diferença para reduzir carga e manter conformidade.
O objetivo é simples. Ofecer um roteiro claro para você regularizar, prevenir problemas e sustentar o crescimento do cliente com processos organizados e, quando possível, automatizados para ganhar escala no seu escritório.
Continue a leitura!
Quais situações levam ao desenquadramento do MEI?
O desenquadramento do MEI acontece quando a empresa não atende mais às regras do regime.
Isso abrange situações como:
- faturamento superior ao limite de R$ 81 mil por ano;
- compra de insumos ou mercadorias para revenda acima de 80% da receita;
- realização de atividades fora da lista das permitidas para um MEI;
- contratação de mais de um único funcionário;
- salários maiores que o piso da categoria ou o mínimo;
- atuação em sociedade;
- participação em outro CNPJ;
- abertura de filiais.
Quais são as consequências do desenquadramento do MEI para o cliente?
O desenquadramento do MEI resulta na perda de benefícios do regime simplificado e na obrigação de cumprir novas exigências fiscais, trabalhistas e contábeis, típicas de ME ou EPP.
Na prática, isso implica maior complexidade na gestão tributária, folha de pagamento e obrigações acessórias, demandando atenção a prazos e registros detalhados.
Passo a passo do desenquadramento do MEI para ME/EPP
O processo de desenquadramento do MEI, quando conduzido corretamente, evita problemas futuros e garante conformidade com a Receita Federal e demais órgãos.
Não à toa, o apoio de um contador é necessário para que nenhuma etapa seja esquecida.
Quer relembrar quais são elas? Confira o passo a passo a seguir!
1. Comunicar o desenquadramento do MEI
Inicialmente, é preciso fazer a comunicação do desenquadramento no Portal do Simples Nacional. O prazo varia conforme a situação:
- Excesso de faturamento até 20%: o desenquadramento deve ser comunicado até o último dia útil de janeiro do ano-calendário seguinte.
- Excesso de faturamento acima de 20%: o desenquadramento é retroativo a 1º de janeiro do próprio ano, exigindo a complementação de tributos desde o início do período.
- Outras situações (atividade não permitida, sociedade, filial etc.): o desenquadramento deve ser comunicado de imediato, com efeitos a partir do mês seguinte ao da ocorrência.
O não cumprimento desses prazos pode gerar cobrança retroativa de tributos e multas.
Por isso, é fundamental cumprir rigorosamente os prazos estabelecidos pelo Portal do Simples Nacional.
Por exemplo, um MEI com faturamento anual de R$ 90 mil ultrapassou o limite em 11%. Nesse caso, poderá permanecer como MEI até dezembro e só será obrigado a migrar em janeiro do ano seguinte.
Já um MEI com faturamento de R$ 110 mil (36% acima do limite) será desenquadrado retroativamente a 1º de janeiro, precisando recalcular todos os tributos do ano como ME/EPP.
2. Alterar os dados cadastrais
Os Microempreendedores Individuais são as únicas modalidades de empresa que não exigem contrato social.
No desenquadramento para ME ou EPP, a elaboração desse documento se torna obrigatória, pois ele formaliza a estrutura societária e serve de base para todas as atualizações cadastrais junto aos órgãos competentes.
O contrato social deve conter, obrigatoriamente:
- Estrutura societária: sócios, quotas e participações;
- Capital social: integralização e distribuição de quotas;
- Atividades econômicas (CNAEs): detalhando todas as atividades que a empresa irá exercer;
- Endereço e filiais (quando houver);
- Regras de administração e poderes dos sócios, conforme legislação vigente.
Esse contrato social deve ser elaborado antes do registro na Junta Comercial, evitando inconsistências entre cadastros municipal, estadual e federal.
Uma vez registrado, ele serve de base para atualização de alvará, inscrições fiscais e abertura de filiais.
Qualquer erro ou omissão no contrato social pode atrasar o desenquadramento e gerar problemas na emissão de notas fiscais, alvará ou acesso a regimes tributários corretos.
3. Atualizar o alvará de funcionamento
Com a mudança de porte, a empresa deixa de ser enquadrada como MEI e passa a se submeter às regras municipais aplicáveis às MEs ou EPPs. Isso significa que o alvará de funcionamento deve ser atualizado junto à prefeitura.
O prazo geralmente coincide com o registro do novo contrato social na Junta Comercial, e muitas prefeituras exigem que a atualização seja feita no mesmo mês da alteração cadastral.
O descumprimento pode gerar:
- multas administrativas por exercício irregular de atividade;
- interdição temporária do estabelecimento;
- dificuldade na emissão de licenças acessórias (como sanitária ou ambiental, quando aplicável).
Exemplo: um comércio que passa de MEI para ME, mas não atualiza o alvará, pode ter o CNPJ bloqueado pela prefeitura, impedindo a emissão de notas fiscais até a regularização.
Assim, é fundamental que o contador alinhe os prazos com o cliente para evitar interrupções nas operações da empresa.
4. Alterar dados nas Receitas Federal e Estadual
Após a formalização do desenquadramento e da alteração contratual, é necessário atualizar os registros do CNPJ na Receita Federal e, quando aplicável, na Secretaria da Fazenda Estadual.
Esse ajuste é essencial porque a empresa passa a ter novas obrigações fiscais, que variam conforme o regime adotado (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real). Entre os principais impactos estão:
- Receita Federal: atualização do CNAE, porte e natureza jurídica, além da vinculação da empresa ao regime tributário correto. Sem essa atualização, o sistema da Receita pode continuar reconhecendo a empresa como MEI, bloqueando a entrega de declarações obrigatórias (DCTF, DEFIS, EFD-Reinf etc.).
- Receita Estadual: em estados que exigem inscrição estadual, a alteração é imediata. O novo enquadramento pode afetar a apuração de ICMS, obrigando o envio de SPED Fiscal e EFD-ICMS/IPI já no mês seguinte à mudança.
Se a empresa começar a emitir NF-e como ME, mas não atualizar os dados no sistema da Receita, as notas podem ser invalidadas ou gerar inconsistências fiscais, sujeitando o contribuinte a multas.
Quais as principais obrigações adicionais que surgem no novo formato?
Tomando uma transição para ME ou EPP como referência, confira as principais diferenças e deixe o empreendedor a par delas!
| Categoria | MEI | ME/EPP |
| Tributação | Pagamento fixo de DAS, que inclui ICMS/ISS, INSS. | Variável de acordo com o faturamento. O sistema pode ser Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. |
| Obrigações Acessórias | Relatório mensal de receitas brutas. | DCTFWeb, EFD-Contribuições, EFD-Reinf, DIRF, eSocial, além de outras obrigações que dependem do tipo de empresa e regime tributário. |
| Regime de contratação | Máximo de um empregado. | Sem limite de funcionários. Contratações são mais flexíveis. |
| Folha de Pagamento | Sem obrigatoriedade de folha de pagamento complexa. | Folha de pagamento completa com FGTS, INSS e outras contribuições. |
| Contabilidade | Não é obrigatório ter um contador. | A contabilidade se torna obrigatória. |
Essas diferenças vão além da teoria.
Na prática, significam que o empreendedor terá de lidar com novas rotinas fiscais, trabalhistas e previdenciárias que antes não existiam no MEI.
Entre as obrigações mais críticas, destacam-se:
- eSocial: gestão completa de folha de pagamento e eventos trabalhistas, com prazos rígidos e multas automáticas em caso de atraso.
- EFD-Reinf e DCTFWeb: escrituração digital das contribuições previdenciárias e de retenções, exigindo precisão absoluta nos cálculos.
- EFD-Contribuições: detalhamento do PIS e Cofins, o que exige maior controle de notas fiscais e registros de operações.
Essas obrigações aumentam a complexidade das rotinas fiscais, trabalhistas e previdenciárias, exigindo maior atenção a prazos, registros e controles internos.
Assim, o empreendedor precisa lidar com relatórios periódicos, cálculos detalhados e gestão documental mais robusta.
Qual é a importância do contador nesse contexto?
O desenquadramento do MEI representa um momento crítico de crescimento para o cliente e, como vimos, o contador desempenha papel central nesse processo.
Ao conduzir a transição para ME ou EPP, o profissional garante:
- Regularização completa perante os órgãos fiscais e trabalhistas;
- Minimização de riscos e autuações, por meio do cumprimento de prazos e obrigações;
- Planejamento tributário estratégico, aproveitando benefícios legais e reduzindo a carga tributária quando possível;
- Organização e automação de processos, aumentando a eficiência operacional do escritório.
Para potencializar esses resultados, é recomendável utilizar soluções contábeis que automatizam rotinas, como o Alterdata Contábil, garantindo conformidade, redução de erros e entrega de obrigações dentro dos prazos estabelecidos.
Assim, é fácil notar o papel estratégico do contador no desenquadramento do MEI
O desenquadramento do MEI não é apenas uma mudança formal, mas uma oportunidade para o contador demonstrar seu valor estratégico.
Ao conduzir a transição do cliente de forma organizada, garantindo conformidade fiscal, trabalhista e contábil, o profissional transforma um momento crítico em crescimento seguro e sustentável.
Mais do que cumprir obrigações, essa etapa permite:
- Consolidar a confiança do cliente;
- Implementar práticas de planejamento tributário eficientes;
- Estruturar processos que reduzem riscos e facilitam o gerenciamento da empresa no novo porte.
Cada orientação e decisão se torna uma oportunidade de destacar a relevância do escritório como parceiro estratégico.
Para manter-se atualizado e oferecer soluções cada vez mais eficientes, explore ferramentas e metodologias que facilitem o controle de prazos, obrigações e planejamento tributário, fortalecendo seu atendimento e o crescimento seguro do cliente.
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