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CTPS Digital e o Registro Eletrônico de Empregados

CTPS digital e as obrigações acessórias

Prevista na Lei da Liberdade Econômica, sancionada em 20/09/19, a Carteira Digital é disciplinada pela Portaria nº 1.065/19, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. Continue a leitura e saiba tudo sobre a CTPS Digital e o Registro Eletrônico de Empregados!

CTPS Digital – Lei 13.874/19 – Liberdade Econômica

“Art. 13. § 2º A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) obedecerá aos modelos que o Ministério da Economia adotar.
“Art. 14. A CTPS será emitida pelo Ministério da Economia preferencialmente em meio eletrônico.
Parágrafo único. Excepcionalmente, a CTPS poderá ser emitida em meio físico.
“Art. 16. A CTPS terá como identificação única do empregado o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF).

“Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
§ 6º A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.
§ 8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.” (NR)

Art. 3º CTPS digital previamente emitida para todos CPF
Art. 5º Para os empregadores que têm a obrigação de uso do eSocial:
I – a comunicação do CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS;
II – os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS digital equivalem às anotações a que se refere o Decreto-Lei nº 5.452/1943.
Art. 6º O trabalhador deverá ter acesso às informações de seu contrato de trabalho na CTPS Digital após o processamento das respectivas anotações.
Art. 7º A CTPS em meio físico poderá ser utilizada, em caráter excepcional, enquanto o empregador não for obrigado ao uso do eSocial.

No preenchimento das Informações da Carteira Digital a empresa envia as informações da seguinte forma:
• Os 7 primeiros números do CPF preenchendo como número da CTPS
• Os 4 últimos números do CPF preenchendo a Série da carteira
• A UF será preenchida com o estado da empresa ou estado do funcionário a ser admitido.
• Data de Emissão da CTPS, utilizar a data do dia de admissão.
Na Alterdata, basta você deixar o campo em branco que o sistema preencherá a informação automaticamente com o CPF para o envio ao eSocial.

Para todos os contratos de trabalho (novos ou já existentes), todas as anotações (férias, salário, etc) serão feitas apenas eletronicamente através dos eventos:
• S-2190 ou S-2200 – Admissão
• S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais
• S-2206 – Alteração de Dados Contratuais
• S-2230 – Afastamento
As empresas não precisam mais da carteira em papel, para realizar ADMISSÕES e ALTERAÇÕES.
Basta o CPF (que é o documento chave) do Trabalhador para que a admissão seja realizada!

Os eventos como alteração salarial, gozo de férias ou desligamento não são exibidos na Carteira de Trabalho Digital imediatamente pelos seguintes motivos:
O prazo para prestação de informação desses eventos no eSocial, pelo empregador é, em regra, até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência para a maioria dos eventos, e, em até 10 dias, no caso de desligamento.
Existe um tempo de processamento entre a recepção da informação no eSocial e sua disponibilização no sistema da CTPS Digital pois há um tratamento da informação, sua inclusão no CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais, para só então ser apresentado na CTPS Digital.
Esse processamento garante que os dados exibidos na CTPS Digital são os mesmos que são utilizados pelo INSS para a concessão de benefícios.

A Portaria nº 1.195 de 30 de outubro de 2019, disciplina a anotação na Carteira de Trabalho e
Previdência Social em meio eletrônico. Para anotação da CTPS Digital temos os seguintes estão
os prazos:
I – até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador
a) data de admissão;
b) código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO;
c) valor do salário contratual; e
d) tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.

II – até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês em que o empregado foi admitido:
a) descrição do cargo e/ou função;
b) descrição do salário variável, quando for o caso;
c) local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço;

III – até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da ocorrência:
a) alterações cadastrais e contratuais;
b) gozo de férias;
e) dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS;
h) transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e
i) reintegração ao emprego.
VII – até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência, os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.

Funcionalidades da CTPS Digital:
❑ Visualizar contratos de trabalho (atuais e antigos, alimentados pelo CNIS);
❑ Reportar indicativos de divergências no contrato;
❑ Emitir PDF da CTPS contendo:
❑ Todos os dados da CTPS
❑ Dados Pessoais (todos ou dados básicos)
❑ Todos os contratos de trabalho ou contratos específicos
❑ Consulta e Solicitação de Benefícios:
❑ Benefício Emergencial (consulta e recursos)
❑ Seguro-desemprego, inclusive doméstico (solicitação, consulta e recurso)
❑ Abono Salarial (consulta e calendário)
❑ Perguntas Frequentes (CTPS Digital e Seguro Desemprego)

Registro Eletrônico Empregados – Portaria 1.195/19

Portaria 1.195/2019 também disciplina o Registro Eletrônico de empregados que passa a compor o rol de obrigações já substituídas pelo eSocial.
Apenas os empregadores que optarem pelo registro eletrônico de empregados estarão aptos à substituição do livro de registro de empregados.
A opção pelo registro eletrônico é feita por meio do campo {indOptRegEletron} do Evento S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.
Os empregadores que ainda não optaram pelo registro eletrônico poderão fazê-lo enviando novo evento S-1000.
Os que não optarem pelo registro eletrônico continuarão a fazer o registro em meio físico. Nesse caso, o prazo de um ano para adequarem os seus documentos (livros ou fichas) ao conteúdo previsto na Portaria finalizou dia 31/10/2020.

Se a empresa enviou o S-1000 antes da vigência da portaria : a substituição é a data de
publicação da portaria “31/10/2019”.
Se a empresa enviou a opção após vigência da portaria: a substituição será no 1º dia do mês de envio do S-1000 com a opção.
A comprovação do registro eletrônico é feito pelo recibo do eSocial.
Importante: Contratos em vigor na data da opção – registro apenas eletrônico deve guardar o livro ou ficha devidamente atualizado até a data da alteração da opção por prazo indefinido (não há prescrição).

Quem não optou precisa verificar se a ficha/livro possui todos os campos exigidos no art.2° dessa mesma portaria e se estão atualizados. Para adaptação e continuidade por meio físico temos os seguintes dados os prazos:

I – até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador
a) número no Cadastro de Pessoa Física – CPF;
b) data de nascimento;
c) data de admissão;
d) matrícula do empregado;
e) categoria do trabalhador;
f) natureza da atividade (urbano/rural);
g) código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO;
h) valor do salário contratual; e
i) tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação

II – até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês em que o empregado foi admitido:
a) nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade;
b) descrição do cargo e/ou função;
c) descrição do salário variável, quando for o caso;
d) nome e dados cadastrais dos dependentes;
e) horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT;
f) local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço;
g) informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência;
h) indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota
i) identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida;
j) data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e
k) informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.

III – até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da ocorrência:
a) alterações cadastrais e contratuais de que tratam as alíneas “e” a “i” do inciso I e as alíneas “a” a “i” do inciso II;
b) gozo de férias;
c) afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 (quinze) dias;
d) afastamentos temporários descritos no Anexo desta Portaria;
e) dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS;
f) informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador;
g) informações relativas às condições ambientais de trabalho;
h) transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e
i) reintegração ao emprego.

IV – no 16º (décimo sexto) dia do afastamento:
a) por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 (quinze) dias;
b) por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 (quinze) dias.
V – de imediato:
a) o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e
b) afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 (sessenta) dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.

VI – até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência, o acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional.
VII – até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência, os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.
§ 3º O registro do empregado deverá sempre ser mantido com as informações corretas e atualizadas, constituindo infração a omissão ou prestação de declaração falsa ou inexata, nos termos dos art. 29, § 3º, e art. 47 da CLT.
§ 1º Os empregadores que não optarem pelo registro eletrônico de empregados terão o
prazo de 1 (um) ano a partir da publicação desta Portaria para adequarem seus livros ou fichas ao disposto no art. 2º.

As fichas e livros de registro possuem modelos padrões, que normalmente atendem essa demanda da Portaria, mas é muito importante se está tudo nos conformes.

Verifiquem com seus empregadores a opção de utilizar o registro eletrônico (através do eSocial), já que todas as informações já estão sendo enviadas.
Lembrando que basta o envio do S-1000 com essa informação.
Você pode optar pelo Registro Eletrônico mesmo após 31/10, porém, seus registros físicos entre o período anterior até a data de opção pelo meio eletrônico precisam estar regulares.

Ainda tem dúvidas sobre o CTPS Digital e o Registro Eletrônico de Empregados? Deixe nos comentários que vamos responder.

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Esse texto foi uma colaboração da empresa parceira EB Treinamentos e o Guilherme Santos do E agora, DP?

Confira a live que preparamos sobre a CTPS Digital e o Registro Eletrônico de Empregados:

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