Trabalhar com agilidade e eficiência sem abrir mão da qualidade é uma exigência do mercado atual. Tanto é que um dos assuntos preferidos do momento é a escalabilidade dos negócios. Mas atenção: para ter uma organização que funcione feito um relógio, é fundamental investir em integração empresarial.
Integrar uma empresa é fazer com que os setores trabalhem feito engrenagens, um complementando o outro, em um movimento harmonioso. O resultado é um só: sucesso na hora certa! Quer saber como acertar na integração empresarial? Então siga com a leitura!
1. Mapeie os processos
Sem realmente conhecer o funcionamento da empresa, fica bem mais difícil integrar setores. Afinal, você não sabe de onde vêm nem para onde vão os inputs e outputs — onde começam e terminam os processos. Assim sendo, o primeiro passo para a integração empresarial é compreender os fluxos informacionais, a responsabilidade de cada setor e como um impacta no outro.
A partir de um diagnóstico interno, você faz um mapa de macro e microprocessos, podendo transportar esse conhecimento para seus softwares de gestão empresarial. Com o físico e virtual funcionando da mesma forma, o negócio ganha em produtividade e eficiência.
2. Agilize a comunicação
Empresas são feitas de pessoas e para pessoas. A comunicação é, portanto, uma característica intrínseca ao ambiente organizacional. Na prática, você pode ter uma boa ou uma má comunicação. E isso faz toda a diferença na integração empresarial.
A comunicação oficial ou administrativa é aquela que circula entre setores e serve para alinhar condutas, informar, formalizar. Se há falhas, um setor ou outro pode ficar sem instruções para o trabalho ou ainda deixar de cumprir seu papel por falta de um input que deveria vir de outro departamento.
É caso da contabilidade, por exemplo. Se o setor de RH deixa de enviar os dados necessários para a emissão da folha de pagamento ou envia essas informações pela metade, não é só a empresa que sai prejudicada, mas também os colaboradores. A boa notícia é que, atualmente, é bastante simples evitar esse tipo de situação.
Existem ferramentas que facilitam a comunicação entre setores e permitem até a colaboração na nuvem. Assim, mesmo empresas que possuem filiais dispersas pelo país conseguem reunir a equipe em torno de projetos em comum. Para isso, basta ter um sistema de comunicação em cloud computing!
Hoje em dia também é bastante simples trocar mensagens diretas e instantâneas, uma vez que temos os mais variados tipos de chat disponíveis. Então você não tem mais desculpa: é só escolher a melhor solução para sua equipe e colocar para funcionar!
3. Favoreça o contato humano
Desde que as tecnologias da informação e da comunicação passaram a fazer parte do nosso cotidiano, reunir um grupo de pessoas e trocar ideias frente a frente se tornou muito mais fácil. Aplicativos de videoconferência facilitam o contato e permitem que a equipe converse sempre que necessário, alinhando expectativas e condutas.
Nesse cenário, caso você queira enviar uma mensagem para um grande time, basta lançar mão de webinars ou streaming de vídeo. Até sua equipe no Japão pode participar de um evento no Brasil! Isso melhora consideravelmente o engajamento e, claro, a integração entre setores.
4. Organize os compromissos
Sabe aquelas reuniões que precisam ser indefinidamente adiadas porque, pelos mais diversos motivos, sempre há alguém importante que não pode participar? Com a integração, é possível coordenar agendas de modo recorrente, bloqueando dias e horários previamente determinados. Assim ninguém escapa!
Isso pode ser feito por meio de aplicativos de gestão de tarefas, agendas virtuais e até sistema interno, dependendo das tecnologias que a empresa escolha. Assim fica mais fácil, por exemplo, promover encontros de melhoria contínua, ocasiões em que são levantadas dificuldades do negócio e debatidas soluções para melhorar a integração empresarial.
5. Aposte em um PABX virtual
Uma rede de franquias ou uma empresa que possua filiais em diversos estados pode fazer bom uso de um PABX virtual, integrando setores ao mesmo tempo em que reduz os custos de telefonia. Com uma tecnologia como essa, todos os ramais são integrados como se fizessem parte da mesma infraestrutura. Dessa maneira, uma filial de São Paulo pode falar com a filial de Salvador como se estivessem no mesmo espaço, sem custos de ligação.
A maior vantagem de um PABX virtual é vista na forma de possibilidade de manter todos conectados mesmo estando fora da empresa. Com esse recurso, um time de vendedores externos pode fazer e receber chamadas no celular como se estivesse usando o telefone fixo, dentro da empresa, por exemplo.
6. Vá de CRM
Como o atendimento ao cliente é feito por todas as áreas da empresa, ter os processos integrados pode facilitar bastante na hora de estabelecer um relacionamento. E o CRM é a ferramenta ideal para isso, já que vem equipado com as funcionalidades certas para registrar todos os passos dos clientes, desde o primeiro contato.
É bem verdade que marketing e vendas fazem mais uso dessa ferramenta, mas não precisa se limitar a isso. A equipe da recepção, por exemplo, pode melhorar a qualidade do atendimento se tiver informações estratégicas atualizadas sempre à sua disposição.
7. Tenha um bom ERP
Sistema global de gestão empresarial, o ERP reúne os processos de todos os setores em um único local de fácil acesso. É nele, portanto, que o negócio concentra controle de estoque, gestão de pessoas, finanças, contabilidade e assim por diante. Se você deseja promover a integração empresarial, saiba: o ERP é um investimento indispensável.
Além de melhorar o controle sobre as informações geradas em todas as áreas, ainda fica mais fácil distribuí-las de maneira segmentada, o que confere maior segurança aos dados. Também é possível ganhar em produtividade, eficiência e qualidade, pois os processos são padronizados e automatizados.
Sabe aquele relatório financeiro que quase ninguém entende quando extraído de uma planilha de Excel? Com o uso de um Enterprise Resource Planning, essa dificuldade acaba! Acredite: investindo na ferramenta certa, tudo fica bem mais compreensível, o que gera decisões cada vez mais acertadas.
8. Integre todas as tecnologias
Para concluir nossa conversa sobre integração empresarial com chave de ouro, precisamos deixar uma dica: procure se certificar o quanto antes de que todas as tecnologias adotadas pela organização podem ser integradas.
O uso de Big Data ou Business Intelligence, por exemplo, pode contribuir para concentrar a inteligência da empresa em um único local e extrair melhores insights de negócios, tudo a partir do conhecimento gerado por todos os setores. Assim, encontrar falhas processuais ou pontos de melhoria se torna hábito, contribuindo para o sucesso da organização.
A integração empresarial passa, necessariamente, pelo uso de tecnologias. Que tal conhecer 6 motivos para investir em sistemas integrados ou descobrir logo que tipo de software é melhor para sua empresa?
