Como evitar conflito de horário ao agendar salão de festas?

Agendar salão de festas: essa tarefa a princípio simples pode se tornar um problema em muitos condomínios. É preciso ter em mente que, como nos dias de hoje a maior parte das pessoas tem uma rotina corrida, acabam restando poucos momentos para socializar e reunir os amigos ou a família. Além do mais, com cidades cada vez mais populosas, o número de moradores só aumenta.

A união desses fatores faz com que sobrem poucos horários livres nos salões de festas. A partir daí, já viu… Um morador quer receber convidados para seu aniversário, mas no mesmo dia alguém já marcou um churrasco. Um inquilino decide garantir o horário, mas ninguém é avisado. No fim das contas, algo simples como reservar uma sala pode acabar em grandes discussões.

Pensando nisso, preparamos este post para ajudá-lo a evitar tais desentendimentos. Falaremos sobre as principais causas de conflito na hora de agendar o salão de festas do condomínio. Em seguida, apresentaremos dicas para lidar com esse tipo de situação. Confira!

Quais são as principais causas de conflito de horário ao agendar salão de festas?

Informalidade na gestão

A causa mais comumente geradora de conflitos de horário nos salões de festas está ligada à informalidade na gestão desses espaços.

Em muitos casos, não existe um sistema, um calendário, uma planilha ou um livro oficial para o agendamento. Assim, o porteiro ou síndico anota a informação em um local a que só ele tem acesso ou até esquece de registrar a reserva.

Em outros casos, o aviso é feito por alguma mídia (como um mural ou até um grupo de WhatsApp) que não é acompanhada por todos os moradores. Confusão na certa!

Ausência de um responsável

Quando um grupo de pessoas tenta se organizar coletivamente, a intenção pode até ser boa, mas o resultado nem sempre corresponde à expectativa. Quando não há um sistema automatizado, é fundamental que o prédio ou condomínio designe uma pessoa para ser responsável pelos agendamentos de horários do salão de festas.

Isso evita que as informações das reservas fiquem passando de uma pessoa para a outra de forma descentralizada. Imagine se, no mesmo dia, o síndico recebe uma reserva e o zelador recebe outra! Quem terá direito ao uso do espaço?

Falta de comunicação

Não basta organizar uma agenda se as reservas não forem comunicadas a todos os interessados ou ao responsável pelas marcações. Em alguns condomínios, é comum que a pessoa que coordena os horários não chegue a receber o pedido de reserva simplesmente porque o morador acredita que pode avisar a portaria, por exemplo.

Da mesma maneira, é fundamental educar os condôminos a respeito das regras para o espaço. Se o salão está vazio, não significa que ele não esteja reservado para outra pessoa. Às vezes, um morador pensa que pode usar o local a qualquer momento simplesmente por não conhecer as normas, gerando estresse e desentendimentos.

Cancelamentos sem aviso

Não é raro que um morador reserve o salão de festas e depois mude de ideia sobre sua utilização. Quando esse condômino não faz o cancelamento, é bem provável que surjam conflitos. E não é para menos, já que outras pessoas são impedidas de usar o espaço que, na verdade, está livre.

Por outro lado, há situações em que o cancelamento é solicitado, mas o responsável pelo salão esquece de liberar oficialmente o horário. Assim, o funcionário que estiver trabalhando no momento (na portaria, por exemplo) pode pensar que o salão está ocupado, negando o uso a outros moradores. Isso gera reclamações até sobre o serviço desse colaborador, que só estava cumprindo as regras.

E como evitar conflitos de horário ao agendar salão de festas?

Estabeleça regras claras

O primeiro passo para evitar conflitos no agendamento do salão de festas é esclarecer as regras. Como funcionam as reservas? Quem é o responsável por elas? Qual deve ser a antecedência dos pedidos? Quem pode agendar? O que fazer em caso de necessidade de cancelamento?

Quanto mais dúvidas dos moradores tiverem respondidas nas normas do salão, menos confusão surgirá. Aproveite e delimite as normas em relação ao horário de silêncio, ao limite de convidados, ao funcionamento da limpeza, a multas por danos e assim por diante.

Use um software de gestão

O uso de um software voltado especificamente para esse tipo de gestão é uma solução ao mesmo tempo fácil e eficaz para evitar conflitos de horários ao agendar salão de festas. Existem atualmente plataformas customizadas para o setor imobiliário que permitem a gestão de condomínios, locação e corretagem.

Uma das grandes vantagens desse tipo de sistema é que é possível operar totalmente online. O programa permite estabelecer o período de antecedência necessário tanto para reservar o espaço como para cancelar a reserva, por exemplo. Além disso, quando uma reserva é feita, o salão fica automaticamente indisponível para novos agendamentos, evitando duplicidades.

As próprias regras de uso da área comum também podem ser disponibilizadas no sistema para que os moradores tenham acesso. E não é só isso! Todas as reservas podem ser feitas pelos condôminos a partir de smartphones, tablets ou computadores. Assim, você elimina a necessidade de o morador ter que ir até a portaria ou entrar em contato com o síndico, uma vez que quem fica responsável pela agenda é a própria plataforma.

Pratique a transparência

Depois de contar com um método claro e automatizado para os agendamentos, basta se certificar de que os moradores serão informados sobre tudo o que acontece com o salão de festas. 

Garanta que os condôminos tenham acesso de forma atualizada às datas disponíveis. Assim, poderão se programar e reservar os horários que ainda não foram ocupados por ninguém.

Isso pode ser feito sem dificuldades com o uso da tecnologia, como mencionamos no tópico anterior. Basta divulgar a novidade e instruir os moradores durante o período de adaptação. Pode apostar: dentro de pouco tempo, todos já estarão habituados com as reservas online!

E então, gostou do post? Com as dicas que trouxemos aqui, você poderá acabar com os conflitos de horário ao agendar salão de festas nos seus condomínios.

Por fim, como você viu, a tecnologia é uma grande aliada para solucionar problemas de forma rápida e eficaz, sem exigir grande esforço. Entendido isso, aproveite para conhecer também 5 razões para usar um aplicativo na administração do condomínio!

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