Análise SWOT: saiba como aplicar na gestão do escritório contábil

Seja de pequeno, médio ou grande porte, o planejamento estratégico é ponto-chave para qualquer empresa. Pois isso também vale para escritórios de contabilidade, que lidam com um mercado extremamente acirrado! Pode acreditar: nesse contexto, um bom plano de negócios pode ser um enorme diferencial competitivo. O detalhe é que esse planejamento só funciona com boas metodologias de avaliação de cenários externos, além, é claro, de um conhecimento aprofundado sobre a própria empresa.

Neste post, vamos mostrar uma metodologia criada justamente para alcançar esses objetivos: a análise SWOT. Quer saber o que significam essas 4 letras e como elas podem trazer grandes vantagens para seu escritório de contabilidade? Então continue lendo!

O que é, afinal, a análise SWOT?

Entre as décadas de 1960 e 1970, o pesquisador Albert Humphrey se debruçou sobre dados coletados sobre as 500 maiores corporações do mundo para definir uma metodologia simples e eficaz para a avaliação de cenários. O resultado foi a análise SWOT, sigla para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats — em português, pode ser traduzida pelo acrônimo FOFA, de Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

O grande mérito de Humphrey foi ter criado um método simples para representar as análises de informações do ambiente externo e das características internas de uma empresa. Mas atenção: não é por ser simples que deixa de possibilitar decisões estratégicas com bases sólidas, ok? E é sobre esse diagrama que falaremos a seguir.

Quais são seus quadrantes?

As informações essenciais da análise de cenário devem ser separadas de acordo com sua natureza. Em relação ao ambiente externo (situação do mercado, cenário político e circunstâncias econômicas), devem ser divididas entre oportunidades e ameaças. Já as informações relativas às características da própria empresa devem ser listadas como forças ou fraquezas. Para que isso fique claro, vamos entender cada um desses quadrantes?

Forças

Aqui devem ser listadas todas aquelas características que podem ser consideradas como diferenciais competitivos para a empresa. Nesse âmbito, podem ser descritas tanto vantagens tecnológicas quanto metodológicas — como um software inovador adotado pelo escritório de contabilidade para dar eficiência e segurança aos serviços prestados.

Também devem ser incluídas forças que incluem valores ou patrimônios um pouco mais abstratos. Bons exemplos são escritórios tradicionais de contabilidade que têm, entre seus trunfos, um vasto portfólio de clientes já fidelizados há algum tempo. Uma marca reconhecida e reputação exemplar também são pontos fortes que devem ser considerados.

Fraquezas

O segundo aspecto referente ao ambiente externo é o exato oposto das forças. No âmbito das fraquezas devem ser listadas aquelas características que podem prejudicar a capacidade de expansão de um negócio ou ser muito onerosas e anticompetitivas para a empresa.

Escritórios de contabilidade com baixa captação de novos clientes ou com problemas para controlar seus recursos devem listar tais fatos como fraquezas. Aqui também entram aspectos como baixo conhecimento da marca ou reputação ainda não consolidada.

Oportunidades

As oportunidades são os primeiros aspectos referentes ao ambiente externo. Nesse quadrante devem entrar situações, fatos ou ações que podem fazer com que a empresa consiga aumentar seu potencial ou consolidar seus diferenciais competitivos.

Na contabilidade, essas oportunidades podem vir de diferentes formas. Uma mudança no processo de declaração do Imposto de Renda, por exemplo, aumenta generalizadamente a procura por serviços contábeis. Da mesma forma, o crescimento de empresas na região do escritório pode aumentar a procura por seus serviços de assessoria contábil empresarial.

Ameaças

O último aspecto da análise SWOT também faz referência ao ambiente externo. Estamos falando das ameaças. Aqui entra tudo aquilo que, não dependendo diretamente da empresa, pode comprometer sua vantagem competitiva, seu crescimento ou sua lucratividade.

Os mais diversos fatores devem ser levados em conta, desde a entrada de novas empresas na sua área de atuação, o que aumenta a concorrência e dificulta a possibilidade de conquista e fidelização de clientes, até ações da Receita que alterem a lucratividade da empresa.

Como colocar a teoria em prática?

Agora que você já conhece os conceitos básicos da análise SWOT e consegue fazer a correta aferição de cada fator como força, fraqueza, oportunidade ou ameaça, chegou a hora de analisar essas informações de forma conjunta. Só assim finalmente entenderá qual é o momento real pelo qual a empresa passa. Esses momentos também são 4, como falaremos a seguir.

Predominância de fraquezas e ameaças

Esse é o momento mais delicado de uma empresa, normalmente caracterizado como um momento de sobrevivência. Aqui, tanto o ambiente externo quanto o interno levam o negócio para um caminho descendente. A alternativa viável é garantir, primeiramente, uma rápida redução das fraquezas e, se possível, investir contra as ameaças com ações de peso.

Predominância de fraquezas e oportunidades

Esse momento pode ser considerado como de crescimento. Aqui, um ambiente externo favorável pode ser usado como alavanca para transformar o ambiente interno da empresa. O foco, portanto, deve estar na conquista efetiva das oportunidades por meio de uma constante diminuição das fraquezas.

Predominância de forças e ameaças

Por mais que a predominância de ameaças no ambiente externo seja sempre um grande risco, empresas que mantêm uma boa quantidade de forças têm mais poder para assegurar sua estabilidade, conseguindo passar por um momento de crise, por exemplo, sem sofrer demais. Esse é, portanto, o momento da manutenção.

Predominância de forças e oportunidades

Esse é o momento dos sonhos de qualquer empresa: quando os pontos fortes são as características mais proeminentes da empresa e o cenário externo apresenta oportunidades reais de melhoria. Aqui, a estabilidade continua preservada, mas o momento é de desenvolvimento. Mais que crescer, a empresa terá a capacidade de aumentar suas forças de forma expressiva, o que fará uma enorme diferença a curto, médio e longo prazos.

Vale ressaltar que, de toda forma, todas as características estão presentes em cada um desses momentos. Mesmo em um período de desenvolvimento, a empresa também precisa lidar com fraquezas, que devem ser minimizadas, e ameaças, que devem ser avaliadas e enfrentadas. Por fim, vale lembrar uma regra bem simples da análise SWOT: use suas oportunidades para aumentar suas forças e minimizar fraquezas, enquanto enfrenta as ameaças usando e desenvolvendo forças. Viu como não é nada complicado?

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