Reduzir os índices de inadimplência é meta constante dos escritórios de contabilidade. Isso requer, no entanto, uma gestão financeira eficiente e estratégias para melhorar o relacionamento com os clientes. Esse conjunto de ações auxiliam para melhoria significativa nas finanças e evitam prejuízos.
E para saber os pontos fundamentais nesse processo, acompanhe os tópicos abaixo:
1. Tenha uma Política de Crédito Sólida
Estabeleça uma política de crédito transparente desde o início, para evitar dor de cabeça. E por mais tentador que seja receber uma nova proposta e aumentar a carteira, é necessário avaliar a capacidade financeira dos clientes e sua situação atual antes de estender o crédito.
2. Priorize formas de pagamento seguras
Muitas vezes, a inadimplência está ligada ao esquecimento para quitar determinadas cobranças. Por isso, priorize formas de pagamento que não sejam impactadas pela possível desorganização financeira do cliente, como cartão de crédito, boleto com data de vencimento ou descontos realizados diretamente na conta da empresa.
3. Faça o mapeamento dos atrasos
Imprevistos podem acontecer com qualquer um. No entanto, casos frequentes podem indicar, dentre outras coisas, problemas financeiros para cumprir com as obrigações.
Por meio do histórico de pagamento, você consegue visualizar os atrasos e contatar o cliente para entender os motivos e propor soluções.
4. Automatize processos
Os recursos tecnológicos tornam o acompanhamento financeiro muito mais eficaz, fornecendo uma visão ampla, possibilitando automatização de faturas, envio de lembretes e controle do status de pagamento.
Há ferramentas que alertam ainda sobre o envio do nome do cliente ao serviço de proteção ao crédito, sinalizando a necessidade de resolução imediata das pendências.
5. Foque na negociação
Desenvolva uma política de recuperação de crédito para lidar com casos de inadimplência, incluindo o treinamento de equipe para realizar esta função.
É importante identificar também se os atrasos foram pontuais, viabilizando o acerto de forma humanizada. Em casos mais frequentes, esteja preparado para tomar medidas legais, se necessário. Nessa etapa, faça um balanço das demandas para entender as vantagens e desvantagens de manter aquele cliente em sua carteira.
De qualquer forma, priorize soluções amigáveis, viabilizando propostas reais. Assim, você evita um possível desgaste comercial.
6. Sistematize o fluxo de cobrança
Por último, não deixe de sistematizar o fluxo de cobrança no escritório, determinando quais serão os métodos adotados para receber os débitos atrasados e estabelecer novos prazos de validade da quitação.
A ideia é que a empresa tenha um padrão de comportamento e saiba, por exemplo:
- quantas tentativas de cobrança serão realizadas após a data do vencimento;
- a quantidade de e-mails encaminhados ou recados transmitidos por meio de notificações;
- qual a forma de comunicação a ser utilizada.
Além de organizar as atividades de cobrança, esse cuidado ajuda a empresa a superar complicações econômicas diante das baixas e evita aquela pressão por pagamento – que pode irritar o devedor e comprometer a negociação.
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