A maioria dos gestores da área contábil passa muito tempo focado nas tarefas diárias, tem uma rotina apertada e, muitas vezes, não tem tempo ou se esquece de se atualizar. O setor de contabilidade está em constante evolução, e acompanhar as novidades na área é fundamental para garantir o sucesso do escritório.
Como você vem acompanhando essa tendência? Está pronto para elevar o nível de profissionalismo dos seus serviços? Então, é hora de investir em automação de escritório. Entenda o que isso significa para uma empresa contábil e confira os 5 principais benefícios ao investir em tecnologia. Boa leitura!
Afinal, do que se trata a automação de escritório?
A automação de qualquer empresa passa pelo conceito de transformação digital: o processo de inclusão de tecnologia na administração e operação de uma empresa, focando na otimização, eficiência e economia de recursos.
No contexto do setor contábil, essa transformação parte, principalmente, da adoção de sistemas integrados que unem em um só ambiente todas as informações necessárias para o funcionamento do negócio. Isso significa ganhar automação para coletar, segmentar, analisar e editar dados financeiros e pessoais que permitem:
- gerenciar sua cartela de clientes com confiabilidade de dados e segurança;
- dar dinamismo ao Departamento Pessoal;
- otimizar processos — como conferência de cálculos, edição de recibos, edição de valores e outras rotinas — em uma única tela;
- ter uma visão ampla da situação de cada cliente e da operação na própria empresa;
- facilitar os ajustes em balancetes;
- agilizar a escrituração fiscal;
- criar escalabilidade para atender a uma demanda maior de clientes, sem aumentar relativamente a sua operação.
Resumindo essa lista, a automação de escritório contábil significa a inclusão de tecnologia para eliminar processos manuais e usar o tempo extra gerado como oportunidade para uma gestão mais estratégica do seu negócio.
Com uma boa plataforma como base, você pode focar no atendimento e relacionamento com seus clientes, encontrar novas oportunidades de mercado que surgem com velocidade crescente nesse novo momento de expansão digital e aumentar a qualidade da entrega do seu serviço.
Somando todas essas características, o resultado é uma marca forte e confiável aos olhos do público. Tem forma melhor do que essa para consolidar uma empresa investindo pouco?
Quais são os 5 benefícios principais dessa automação?
Para que você entenda melhor o que significa essa automação dentro do seu escritório, preparamos uma lista com as 5 vantagens principais que vêm atreladas à adoção de tecnologia no negócio. Confira:
1. Reduz custos e despesas operacionais
A automação reduz drasticamente os custos com a mão de obra do escritório. Uma vez que as atividades que são executadas de forma manual e repetitiva são automatizadas pelo sistema, não haverá mais a necessidade de contratações de profissionais dedicados para realizá-las.
Com isso, você pode alugar um espaço menor para o escritório e manter nele somente os profissionais de alta especialização.
2. Elimina riscos de perdas de dados
Muitos escritórios de contabilidade mantêm todos os seus dados e tarefas centralizados em planilhas eletrônicas. Isso é um grande risco para a empresa. Planilhas podem ser deletadas sem querer, acessadas por qualquer pessoa, ter dados apagados por erros de digitação etc.
Na automação, toda a sua estrutura de trabalho pode ser transferida para um sistema em que o acesso é feito somente por pessoal devidamente autorizado (por meio de usuário e senha) e os dados, documentos e tarefas são preservados por meio de backups realizados regularmente e duplicados para aumentar a segurança contra perdas.
3. Diminui o índice de retrabalho
Erros de digitação e outras falhas acontecem o tempo todo. Seja por falta de atenção, seja por falta de conhecimentos, esses erros cometidos podem ser descobertos tarde demais e afetar a análise das informações gerais lá na frente. Descobrir onde está o erro é um processo trabalhoso e demorado.
Com a automação para a gestão de escritórios contábeis, esses riscos são eliminados, pois diversas tarefas deixam de ser executadas de forma manual e passam a ser executadas automaticamente, o que contribui para a redução do índice de falhas humanas nos processos.
4. Gera relatórios mais precisos
Em vez de ter seus dados espalhados por diversas planilhas separadas, com a automação o seu escritório de contabilidade terá todas as informações e tarefas integradas e centralizadas em um único local. Essa integração permite que o sistema gere relatórios mais precisos e de forma mais rápida.
Ou seja, além da precisão, você não precisará mais gastar horas e horas para coletar essas informações e formar, manualmente, os seus relatórios. Dessa forma, a tomada de decisões fica mais ágil e certeira.
5. Otimiza as operações
Outra grande vantagem de adotar a automação para a gestão de escritórios contábeis é que muito mais será feito com menos. Ou seja, enquanto a produtividade é aumentada, o desperdício de recursos tão valiosos como tempo, mão de obra especializada, dinheiro e materiais é reduzido.
E não é só isso; toda essa otimização dos processos também gera maior qualidade nos serviços prestados, o que é fundamental para a satisfação dos clientes e a sua fidelização.
Como investir na automação de escritório contábil?
Não é tão difícil conseguir todos esses benefícios. O gestor contábil só precisa saber onde buscar a melhor soluçãoe com quem contar na hora de pedir ajuda.
O modelo mais comum atualmente é a aquisição de sistemas de gestão no modelo de assinatura, com hospedagem na nuvem, proteção e gerenciamento dos dados. Empresas escolhem esse tipo de contrato por terem mais previsibilidade no seu investimento e terem a certeza de que vão pagar exatamente pelo escopo de automação do qual precisam.
Além disso, também buscam suporte ativo e constante, para que a implementação e manutenção do sistema sejam eficientes e não se tornem um fardo para o gestor. Nesse caso, o importante é escolher a solução mais completa para automação de escritório, com ferramentas que otimizem sua operação, eliminem o retrabalho e deem confiabilidade aos processos — com segurança e relatórios mais precisos.
A gestão de empresas contábeis pode ficar mais fácil com esse passo importante e liberar mais tempo para você se dedicar à parte estratégica do negócio. Portanto, não perca mais tempo ou qualquer outro recurso importante. Adote hoje mesmo a automação de escritório e veja o seu negócio evoluir.
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