O Sistema Integrado de Gestão Empresarial ou, simplesmente, ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta que tem como objetivo eliminar os processos manuais e diminuir o tempo de execução das tarefas de um determinado negócio.
Esse tipo de sistema é muito conhecido por dar suporte operacional e informativo às mais diversas empresas. Ele auxília nas áreas administrativas, comerciais, financeiras, entre outras, otimizando a condução do negócio.
No atual cenário empresarial, em que a competitividade é marcante, muitos diretores/gestores de empresas devem se perguntar: qual é o melhor momento para a aquisição de um software?
Caso você tenha essa dúvida, não se preocupe! Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre um sistema ERP. Continue a leitura e aprenda mais sobre essa importante ferramenta!
Como o ERP opera dentro das empresas?
O ERP acumula uma série de funções no dia a dia de operações de uma empresa. Tarefas ligadas à parte operacional e administrativa, a exemplo das finanças, de comercial e de recursos humanos, podem ser otimizadas com o uso dessa ferramenta.
Na prática, o sistema auxilia o gestor na administração das contas, centralizando informações importantes, como contas a pagar e a receber. No mais, também garante visibilidade às movimentações financeiras, permitindo maior controle sobre tudo que entra e sai do caixa.
No quesito gestão de pessoas, o ERP também oferece um suporte informativo relevante. A ferramenta pode ser encarregada de gerir dados relativos à produtividade de funcionários e equipes, desempenho de atividades rotineiras e muito mais.
Além disso, o grande motivador na hora de adotar esse tipo de tecnologia é a sua capacidade de integração. Em vez de utilizarem um sistema para gerenciar cada setor do negócio, é muito mais produtivo e eficiente trabalhar com uma ferramenta centralizadora, que facilita o acesso à informação por quem quer que seja.
Como reflexo positivo dessa maior integração, destacamos o reforço na tomada de decisão, já que as informações do negócio se tornam mais acessíveis e padronizadas, facilitando a leitura por gestores e líderes.
Por que implantar um sistema ERP?
Toda empresa quer crescer no mercado, aumentar os ganhos e manter a qualidade de seus produtos e serviços, não é verdade? Dentre as diversas vantagens que o sistema ERP pode proporcionar, podemos destacar a eliminação de redundâncias e retrabalhos e a simplificação de processos.
Tudo isso resulta em ganhos de produtividade e maior segurança das informações. Além disso, com a implantação de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, é possível realizar um planejamento estratégico eficiente, controlar as contas da empresa e otimizar tarefas e processos. O ERP também auxilia significativamente no aperfeiçoamento de resultados e no crescimento do negócio.
Por último, podemos destacar também a padronização de tarefas e procedimentos, que permitem uma redução significativa do tempo gasto nas mais diversas atividades, a possibilidade de trabalhar com estoque reduzido e a diminuição dos riscos operacionais.
Somado a todos esses pontos, deve-se levar em consideração a redução de custos promovida pelo sistema. Isso porque, com tarefas automatizadas e a maior integração entre os setores da empresa, há uma qualificação nos processos, evitando erros, desperdício ou falhas no gerenciamento dos recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos.
Como é o processo de implementação de um ERP?
O processo de implementação de um sistema ERP em uma empresa é algo gradativo, já que, muitas vezes, ela ainda não dispõe de todo o aparato necessário para a utilização dessa tecnologia. Além disso, percebe-se que os funcionários não estão devidamente educados para a utilização do novo modelo de gestão pela ferramenta.
Dessa forma, o passo inicial para uma implementação de sucesso do ERP passa pela mudança na cultura interna da organização. Ou seja, as equipes precisam estar inteiradas das funcionalidades e vantagens da nova ferramenta. Da mesma forma, devem ser preparadas para trabalhar com base nela e, assim, aproveitar o máximo do seu potencial de integração.
No mesmo sentindo, é necessário preparar a infraestrutura da empresa, especialmente do ponto de vista tecnológico, inovando e digitalizando as tarefas repetitivas, lentas e burocráticas. Isso é importante, pois o sucesso de um ERP depende da coleta de dados e informações.
Quais cuidados adotar na hora da implementação?
O ERP é, por essência, uma solução tecnológica que trabalha com informação, softwares e diferentes recursos computacionais. Dessa forma, é fundamental que o setor de TI esteja presente durante todas as fases de implementação do sistema.
A exemplo, caso o ERP seja de hospedagem local, os funcionários da TI vão definir os parâmetros ideais dos servidores para suportar a demanda do negócio. Do mesmo modo, caso se opte por uma solução hospedada em nuvem, a TI é quem verificará todas as conexões com a internet, mantendo o bom funcionamento do sistema.
Quando implantar um Sistema Integrado de Gestão Empresarial?
A melhor maneira de definir a hora exata de investir no software é por meio de uma série de questionamentos, como veremos a seguir.
- A empresa está desperdiçando tempo ou dinheiro devido a erros operacionais?
- Os produtos ou serviços prestados são entregues com atraso?
- Existem gargalos na produção?
- O estoque alguma vez deixou de suprir a demanda ou as necessidades da empresa?
- A empresa perdeu alguma venda por falta de informações confiáveis ou atualizadas?
- Existem produtos ou serviços que os seus respectivos ganhos e resultados são desconhecidos?
Se respondeu “sim” para algumas das perguntas acima, aconselhamos que faça um levantamento detalhado das consequências e dos impactos que esse problema pode levar à empresa. Com base nessas informações e nos resultados recentes do negócio, defina o melhor momento de implantar o sistema.
Lembre-se: o uso de um sistema ERP diminui os custos operacionais e elimina ao máximo os inputs manuais de informação, reduzindo a probabilidade de erros e dados imprecisos. Portanto, o quanto antes a sua empresa optar pelo uso de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, mais rápido serão os resultados!
Como escolher a solução ideal?
O ERP é flexível, podendo operar por módulos associados a funções ou setores na empresa. Implementar a melhor solução é crucial para atender eficientemente às demandas do negócio.
A seguir, listamos alguns pontos que devem ser considerados na hora de escolher o melhor ERP:
- Determine as necessidades da empresa: é indispensável saber para que esse software será utilizado, em quais setores ele atuará e que tipo de informações gerenciará. Essas variáveis podem mudar bastante, a depender do porte e segmento de atuação da empresa.
- Avalie orçamento disponível: o orçamento é outro ponto que precisa ser considerado na escolha de um ERP. Vale lembrar que soluções robustas e completas tendem a ter um custo mais elevado. Logo, é essencial que gestores e líderes já tenham ciência do orçamento disponível para a contratação.
- Pesquise diferentes soluções: pesquisar as principais opções no mercado. Nessa etapa, pode ser produtivo solicitar demonstrações dos melhores ERPs a diferentes fornecedores, entendendo como eles podem agregar valor ao seu negócio.
Conheça o seu processo de implementação
Como já vimos, o processo de implementação de um sistema ERP é algo delicado e que envolve diferentes avaliações. Na hora de definir a melhor solução, é importante considerar a curva de implementação da nova ferramenta, ou seja, o quão complexo será esse processo.
A complexidade da implementação e adaptação do sistema pode tornar-se um desafio devido ao número de módulos e à profundidade na gestão dos dados. Por isso, é vantajoso para a empresa ter uma solução mais fácil de adotar e usar, facilitando o aprendizado dos funcionários.
Conclusão
Por fim, não há como negar que o sistema ERP oferece às empresas um suporte operacional de extrema relevância na condução dos processos e atividades. A integração promovida pela solução, somada à automação, certamente reforçam a gestão empresarial, reduzindo custos e aumentado a qualidade das entregas. Tudo isso garante um ROI (Retorno sobre Investimento) em um curto tempo e um crescimento duradouro do negócio.
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TEXTO ATUALIZADO: 15/04/2024
